'문서없는 사무실' 앞당겨지고 있다

국내 최고의 광고회사인 제일기획 PR팀에 근무하는 김도일씨. 그는매일 오전 6시 50분까지 사무실에 도착, 책상에 놓인 컴퓨터를 켜는 것으로 하루 일과를 시작한다. 제일기획 사내 전자결재시스템인EMEX에 들어가니 「결혼한 입사동기의 집들이 참석여부를 알려달라」는 동기회장의 메시지가 수신함에 들어있다. 1주일후에 팀 회식이 있다는 팀장의 공지사항도 들어 있다. 그는 즉시 집들이에 참석할 수 있다는 답신을 보낸후 거래처 업무관계로 지방출장을 가야겠다는 품의서를 작성하기 시작했다. 문서발신함에 들어가 출장품의서에 출장기간과 출장목적 그리고 소요경비 등을 기재한 후 발송을끝냈다.지난 91년 하반기 구축된 EMEX 덕택에 입사 4년이 지나도록 김씨는빌딩청소 사무실내금연 지폐 깨끗이 사용하기 등 각종 협조공문을읽고 서명한다는 타업체 대학친구들을 이해할 수 없었다. 그는 전자게시판에 게재된 공문을 보고 회사가 돌아가는 상황을 파악했다.또한 휴가원이나 출장계획 등도 EMEX를 통해 품의, 결재를 맡아 왔기 때문이다. 제일기획 전산담당자는 EMEX의 가동이후 회사내 문서가 70% 이상 줄어들었다고 말했다.◆ 총무 교육 인사 관련문서 대폭 줄어최근 들어 이같은 「문서없는 사무실」이 점차 확산되고 있다. 전자우편이나 전자결재시스템의 보급으로 총무 교육 인사관련 문서가대폭 줄어들고 있다. 국내 30대 그룹 계열사중 70여개 업체가 전자결재시스템을 도입, 문서없는 결재를 하고 있다. 나머지 계열사들도 전자결재까지는 안되지만 문서수·발신, 전자게시판 등의 기능을 담당하는 전자우편시스템을 구축하거나 추진중에 있다.삼성그룹은 지난해 하반기부터 그룹정보인프라인 「싱글」을 구축,문서없는 사무실을 실천하는데 앞장서고 있다. 지난 89년부터 사용한 그룹정보망인 「토픽스」를 보완한 싱글을 통해 시간과 장소에구애받지 않고 전자결재를 하고 있다. 또한 이를 통해 문서관리 급여명세표 경영정보 등 다양한 정보를 활용하고 있다. 현재 회장비서실 삼성자동차 SDS 정밀화학 삼성증권 등에서 사용하고 있으며97년이후 1조2천억원의 비용절감효과를 기대하고 있다.지난해 하반기 최첨단 인텔리전트빌딩 입주를 계기로 포철도 종이없는 사무실을 실현하는데 앞장서고 있다. 모든 문서를마이포스(MIPOS)라는 사내 전자결재시스템을 이용해서 작성, 결재하고 있다. 입찰용 서류 등 극히 일부를 제외하고는 모든 문서가전자결재되고 있다.포스코개발 포스코경영연구소 등 계열사와 거래되는 모든 문서도전자결재시스템을 활용한다. 임직원들의 전자문서 이용을 유도하기위해서 사무실내에서 가급적 프린터 사용을 줄이도록 하고 있다.또한 한번 결재가 난 문서나 참고자료는 광파일에 저장해서 보관한다. 포철 정보통신 담당자는 『임원들에게 올라가는 문서가 모두전자결재를 받는 것은 아니나 직원들은 모두 전자결재토록 하고 있다』고 설명한다. 그는 전자결재에 따라 과거보다 문서를 40% 정도줄이는 성과를 거뒀다고 말했다.국내업체로는 최초로 지난 89년 X-mail이라 불리는 전자결재시스템을 도입한 LG-EDS도 「종이없는 사무실」을 실현한 선구자중 하나다. 윈도상에서 돌아가는 전자결재시스템을 통해서 문서발송 및 수신, 결재업무까지 처리하고 있다. 총무 교육 인사 정보를 전자게시판에 공지, 문서회람에 따른 시간과 예산낭비를 줄이고 있다. 예를들면, LG-EDS 3백여명의 예비군 훈련대상자들에게 일일이 문서로통보하다가 지금은 전자게시판에 올려, 시간과 비용을 단축했다.각종 총무업무도 전자게시판을 통해 이뤄진다. 서비스사업부의 이민선씨는 『생일이나 결혼기념일이 되면 선물쿠폰이 나오는데 이를전자문서로 신청해서 받는다』고 말했다.이밖에도 지방 근무자가 서울소식을 알고 싶을 때나 업무보고때도전자결재시스템을 활용한다. 김여영 마케팅부문 홍보실장은 『전국1천5백여 업체에 파견된 직원들에게 공지사항을 알려주거나 업무진행여부를 보고받기 위해서는 전자결재시스템은 필수적이다』라고말한다.호남정유도 지난 1월부터 기안에서 결재까지 전과정을 문서없이 처리하는 전자결재시스템인 「호유오피스」를 본사와 공장 등 전사업장을 대상으로 운영중이다. 호유오피스의 가동으로 「종이없는 사무실」을 앞당기는데 일조하고 있다.◆ 각종 「사무혁신 S/W」의 보급으로 확대 전망호남정유 관리물류정보팀 조유석부장은 『신규사업에 대한 기안 및전임직원을 대상으로 하는 공문, 교육훈련요청, 지출결의서까지 결재 처리된다』며 『직접 서류를 들고 가는 시간낭비와 번거로움을줄일 수 있다』고 설명했다. 조 부장은 『첨부자료가 있는 일부를제외하고는 거의 모든 문서를 전자결재로 처리하기 때문에 문서를대폭 줄일 수 있게 됐다』며 『전자결재에 거부감을 보이는 임원들도 있지만 계속 설득중』이라고 말했다.동부건설도 본사와 전국 1백여 현장을 연결하는 전자우편시스템을가동하고 있다. 윈도즈 환경에서 작동하며 기본적인 전자우편기능에다 인사 총무업무를 대체하는 기능을 갖고 있다. 공사현장과 본사간에 오가는 수많은 문서를 대체, 업무효율을 높이기 위해서다.강윤환 기획팀 대리는 『전자결재시스템을 도입하기 위해 사내 문서를 표준화했기 때문에 공사완료보고서나 정산보고서 등 대여섯가지 문서를 줄일 수 있었다』며 『재무자료는 법적효력 때문에 전자결재하지 못하고 있다』고 설명했다.지난 1월 현대상선도 인터넷 접속이 가능한 전자결재시스템을 완성했다. 사원부터 사장까지 전직원이 모든 업무를 전자결재로 처리,연말까지 1백% 문서없는 사무실을 만드는 야심찬 계획을 실천에 옮기고 있다. 이미 지난해 6월 전자우편 전자게시판 등의 기능을 갖춘 사무자동화를 완료, 서류를 50%까지 줄이는 성과를 거둔 바 있다.대우전자도 「문서없는 사무실」을 달성할 수 있는 전산화시스템「캐비닛」을 구축, 운영하고 있다. 이 시스템은 각종 업무연락이나 부서간의 협조전, 인사발령 등 모든 서류를 개인용 PC를 통해송수신한다. 서류결재를 비롯한 각종 문서작성은 온라인 화면내에서 실현된다. 대우는 캐비넷 시스템 도입으로 기존 1~2일 걸리던문서수발 기간을 대폭 단축하고 사무실내 문서보관 공간도 70%이상줄였다.「종이없는 사무실」의 구현은 전자결재시스템과 그룹웨어 등 각종「사무혁신 S/W」의 보급으로 더욱 앞당겨질 전망이다. 특히 이미지처리기술의 보급으로 책자 사진 그림 설계도면의 입력이 가능,사무실에서 종이를 추방하는데 일조하고 있다.「종이없는 사무실」의 전제조건인 전자결재시스템이 도입되기 위해서는 최고경영진의 의지가 확고해야 한다고 한다. 금호그룹 전계열사에 전자결재시스템을 도입할 수있었던 것도 그룹총수인 박성용회장의 확고한 의지가 뒷받침됐기 때문이다. 사람을 앞에 세워놓고결재하는 방식에 익숙해진 임원들의 인식변화도 중요하다. 대부분의 문서를 결재하는 임원들이 전자결재에 적응하는 것도 사무실에서 종이를 추방하는 지름길중 하나다. 물론 결재단계 축소나 팀제도입 등 조직개편이 병행되면 전자결재시스템의 도입은 한결 쉬워진다.「종이가 보이지 않는 사무실.」 공상영화나 외국의 얘기가 아니다. 국내기업들이 맞이하고 있는 현실이다.