[한경비즈니스 칼럼=이태석 IGM 세계경영연구원 교수] 도널드 트럼프 미국 대통령은 4월 5일 하노이 정상회담 당시 상황을 공개했다. 트럼프 대통령은 김정은 북한 국무위원장에게 “당신은 합의할 준비가 안됐다”고 말한 뒤 회담장을 나왔다고 밝혔다.
중요한 협상을 앞두고 준비하지 않는 사람은 없다. 당연히 준비를 한다. 하지만 어떻게 준비하느냐고 물어보면 대부분 이렇게 대답할 때가 많다.
“마지노선이 여기니까 이것만 지키면 되지요”라고 하든가 “상대가 어떻게 나올지 알 수 없어 만나서 얘기를 들어 보죠 뭐. 들어 보고난 후 그때 가서 대응합시다”라고 얘기하는 것이 일반적이다.
뭔가 빠진 것 같지 않은가. 프로페셔널 협상가들이 보기에 상당히 소홀하다. 준비에 대한 인식이 부족한 것이다. 수많은 협상 사례를 보면서 알게 된 흥미로운 사실 중 하나는 대부분의 실수가 협상 시작 전에 발생한다는 사실이다. 그리고 이런 실수는 ‘잘못된 준비’가 아니라 ‘준비 부족’에서 나온다는 것이다.
그런데 안타깝게도 많은 사람들은 이 협상의 결과가 협상이란 실제로 협상 테이블에서 얼마나 즉흥적으로 잘 대처하느냐에 따라 좌우된다고 생각한다. 이런 가정 아래 대부분 협상 준비를 제대로 하지 않았다가 협상이 끝나고 나서야 준비가 결정적이라는 사실을 비로소 인지하게 된다.
그러면 어떻게 협상을 준비해야 할까. 준비 과정에서 협상의 모든 이슈와 그 밑에 숨어 있는 중요 요소들을 가능한 한 최대한 조사해야 한다.
◆협상 준비에서 잊지 말아야 할 것들
이때 정보의 양보다 중요한 것은 상대의 의사결정에 영향을 미치는 요소들 그리고 선택권과 대안 등이다. 최소한 <표1>과 같은 항목들은 빠뜨리지 말아야 한다.
협상은 준비한 것의 10배 이상 효과가 있다고 한다. 상대에 대한 정보를 파악하고 전략을 예측해 미리 대비한다면 원하는 것을 얻을 수 있다. 전략은 촘촘해지고 주도권을 쥐게 될 것이다.
<표1>에서 제시한 것과 같은 요소들을 협상에 들어가기 전에 준비해야만 철저하게 준비했다고 할 수 있다. 이런 준비가 주는 긍정적인 효과는 크게 세 가지로 요약할 수 있다.
첫째, 자신감을 심어준다. 협상에 임하는 사람에게 자신감은 매우 중요하다. 자신감 없이 임한 협상은 결과가 좋을 것이라고 기대하지 말아야 한다. 자신감을 얻기 위해서는 상대에 대해 샅샅이 조사해야 한다.
상대가 협상에서 어떻게 나올지 전략을 미리 파악하고 이에 대비한다면 협상 테이블에서 당황하지 않고 차분하게 대응할 수 있다. 마치 경기를 앞둔 골퍼가 실내 연습장에서 열심히 연습하는 것과 같다.
드라이브와 아이언은 물론이고 벙커샷과 퍼팅까지 갈고닦아 놓으면 불안하지 않을 것이다. 준비는 준비 자체도 협상에 도움을 주지만 준비했다는 사실이 자신에게 자신감을 불어넣어 준다.
둘째, 내부의 적을 없앨 수 있다. 팀을 구성해 협상에 임하다가 가끔 당혹스러운 상황에 처할 때가 있다.
예를 들면, 충분히 좋은 조건을 받아낼 수 있는데 갑자기 팀원 중 한 명이 “이 정도면 충분합니다”라고 협상을 마무리한다거나 “그러면 그 조건은 우리가 양보해 드리죠”라고 제멋대로 통 큰 제안을 해버리는 것이다.
이는 협상 준비 단계에서 구성원 간에 충분한 합의가 이뤄지지 않았기 때문에 발생하는 사태다. 한 번 내뱉은 말을 주워 담으려면 그만큼 대가를 치러야 한다. 팀원들과 공동으로 철저히 준비하고 호흡을 맞춘다면 이런 실수를 사전에 방지할 수 있다.
셋째, 논리에 빈틈이 없어지고 협상이 정교해진다. 준비에 충실하면 어느 요소 하나라도 빠짐없이 대비할 수 있게 된다. 상대의 예기치 않은 반격에도 흔들리지 않고 대응할 수 있다. 언제 어느 선에서 물러서고 어떻게 양보해야 할지 그리고 반드시 지켜야 할 목표 선은 무엇인지 분명해진다.
협상 전에 협상 준비서, 이른바 ‘NPT(Negotiation Preparation Table)’를 준비하는 것 역시 큰 도움이 된다. NPT는 일반적으로 다음과 같은 양식으로 작성한다.
<표2>를 보면 A가 있고 B가 있다. A칸에는 자신의 상황을 기재하면 되고 B칸에는 상대방의 상황을 기재하면 된다. A칸의 당사자 상황은 비교적 수월하게 채울 수 있지만 상대방의 상황을 기술하는 일은 쉽지 않을 것이다. 하지만 정작 중요한 것은 상대 측의 상황이다.
상대방의 상황이나 중요한 정보를 확보하기 위해선 역지사지의 지혜가 필요하다. 관점을 전환해 상대 관점에서 협상을 바라보는 것이다.
◆최고의 협상가는 예행연습까지 준비
만약 당신이 상대라면 무엇을 요구할 것이고 왜 요구할 것인지 곰곰이 생각해 보는 것이다. 그러한 주장을 위해 어떤 논리와 기준을 상대가 들고 올 것이고 어떤 대안이 있는지 상상해 보면 그림이 그려진다.
하지만 현실적으로 상대 관점에서 바라본다는 것은 쉽지 않다. 왜 그럴까. 자기 이익에 몰입돼 있기 때문이다. 자기가 원하는 것을 얻으려면 어떻게 해서든 상대를 설득해야 하기 때문이다. 관점을 전환하라는 것은 자신의 이익을 포기하라는 것으로 곡해하기도 한다.
하지만 관점 전환은 상호 이익을 극대화하기 위해 반드시 필요하다. 궁극적인 가치 창출에 도움이 되고 그것이 ‘윈-윈 협상’의 기본이다.
그러면 NPT는 협상에서 어떻게 활용될까. ‘주식회사 삼탄’의 C 부사장이 들려 준 사례다. 중국 화력발전소에 삼탄의 석탄을 판매하는 빅딜을 앞두고 대책 회의를 했다. 이때 해외영업팀 직원들과 브레인스토밍을 하며 NPT 준비 작업을 했다. 중국 가는 비행기 안에서도 계속 점검하며 수정 작업을 했다고 한다.
결과는 어땠을까. 현지에서 본격 협상에 들어간 C 부사장은 깜짝 놀랐다고 한다. NPT를 작성하며 준비했던 상황과 매우 유사하게 협상이 전개됐다는 것이다.
중국 측 전략을 예상하고 대응 방안을 미리 준비한 터라 자신 있게 협상할 수 있었다고 한다. 그 결과 당초 판매 목표보다 물량은 1.2배, 단가는 15% 높은 선에서 최종 합의했다고 했다.
국내 패션 업체 아이디룩의 K 사장은 NPT를 적극적으로 활용하도록 주문하는 것으로 잘 알려져 있다. 직원들이 내부 결재를 올릴 때 반드시 NPT를 첨부하도록 방침을 정했다.
백화점이나 대형 쇼핑몰과 계약하고 납품 과정에서 발생하는 반품 처리나 하자 발생, 원자재 공급 업체와의 구매 계약 등이 모두 협상의 연속이기 때문이다.
K 사장은 이렇게 얘기한다. “협상 준비서로 요약해 서류를 작성하면 어떤 문제가 있는지 명확하게 설명됩니다. 또한 한두 장만으로도 전체 상황을 파악할 수 있어 의사결정에 도움이 됩니다.”
만약 당신이 속한 조직에 협상 준비서 양식이 별도로 없다면 제시된 NPT를 적극 활용하면 도움이 될 것이다.
여기에서 한 발 더 나아가 기억해야 할 것이 있다. 협상 준비 단계에서 최고의 협상가는 정보를 수집하는 데 그치지 않는다는 사실이다.
정보를 적용하는 리허설, 즉 예행연습에 준비보다 더 많은 시간을 할애한다. 리허설을 중요하게 여기는 이유는 모의 협상을 통해 자신감을 얻기 위해서다. 또 생각지 않았던 문제점이나 어려움을 찾아 낼 수 있다. 협상 리허설은 어떻게 실행할까. 다음과 같은 순서로 진행하면 효과적이다.
먼저 협상팀을 구성해 자기 조와 상대 조로 나누고 예상 시나리오를 만든다. 각 조는 주장할 내용과 함께 상대의 예상 답변과 그에 따른 반론도 준비한다. 필요하다면 효과적인 설득을 위해 파워포인트나 플립차트 등 시각 자료도 만든다.
다음에는 참관자를 배석해 모의 협상을 진행한다. 큰소리로 자신감 있게 이야기하되 시나리오나 시각 자료를 적절히 활용한다. 무엇을 말하고 어떻게 제의할 것인지, 어떤 순서로 진행할 것인지 실제로 협상을 해보는 것이다.
상대방의 반응을 예측해 보고 질문에 대한 답변도 준비한다. 모의 협상이 끝나면 참관자와 함께 피드백을 거쳐 매끄럽지 않았던 부분이나 부족한 것에 대해 조언을 듣도록 한다.
이어 각 조는 지적 받은 부분에 대해 시나리오와 자료를 다시 수정한다. 내부 전략 회의를 통해 더 나은 결과를 얻기 위한 전략을 수정한다.
전략 회의가 끝나면 2차 모의 협상을 시작한다. 참관인은 양측을 지켜보면서 잘못된 부분을 기억했다가 피드백 시간에 이를 활용한다.
전체 모의 협상이 끝나면 모두 한자리에 모여 토론을 반드시 거친다. 이 과정은 대립된 의견을 개진하고 추가 토의를 하는 시간이다. 오히려 모의 협상보다 협상의 통찰을 더 많이 얻어갈 수 있다.
또한 토론을 통해 상대 설득에 어떤 포인트가 효과적인지, 상대 제의에 어떻게 대응하는 것이 좋을지 알 수 있다. 인지하지 못했던 숨은 문제점도 파악하는 데 도움이 된다.
[본 기사는 한경비즈니스 제 1220호(2019.04.15 ~ 2019.04.21) 기사입니다.]
