인터넷 입찰ㆍ경매 통한 공급업체 선정, 정보 공유로 구매-공급과정 통합 확대

경쟁이 점점 더 치열해짐에 따라 기업은 기존의 운영 방식을 재검토, 가치를 창출하고 유지할 수 있는 영역을 명확히 파악하지 않을 수 없게 됐다. 가치 창출 및 유지는 기업에 매우 중요한 경쟁 우위로 주주들에게 배당되는 부를 증가시키고 고객들의 기대치를 충족시키며 조직원들에게는 동기 유발책으로 작용한다. 조달 과정은 기업이 이런 가치를 창출, 유지하는데 지대한 영향을 미친다.가치에 기초한 조달 과정을 더욱 광범위한 공급-수요 체인 중심으로 재조정하는 작업에서 핵심을 이루는 것은 고객의 요구를 충족시키기 위해 회사에 필요한 물품과 서비스의 획득 및 소모 방식을 변형시키는 일이다. 이를 위해 수많은 혁신적인 사업 방식과 서비스, 그리고 기술들이 조달 과정과 확장된 공급체인에 적용돼 왔다. 이런 여러 가지 방식 중에서 어떤 조달 계획을 실행할지 여부는 다양한 대안들에 대한 이해와 회사의 조달 주기가 갖는 특성에 따른 적용 가능성에 따라 결정된다. 회사가 어떤 방식이나 서비스, 또는 기술들을 선택하든 나름대로 제약은 있겠지만 재조정된 조달 절차의 성공적인 시행은 궁극적으로 회사가 어떻게 전략적인 가치를 도출할 수 있는가를 이해하고 이를 실천할만한 의지가 어느 정도인가에 달려 있다.◆ 인터넷으로 24시간 공급업체 기술 지원전통적으로 조달 과정은 「구매부터 지불까지의 과정」으로 정의돼 왔다. 이런 정의는 조달 과정의 중심을 최저 단가에 물건을 구입, 비용을 최소화하는데 두고 있다. 비용 절감에 초점을 맞추다보니 구매부서와 기업의 자산에 미칠지도 모르는 전략적 영향력, 구매부서가 지원하는 다른 기능 영역간의 연관성 등에 대해서는 상대적으로 소홀하게 됐다. 이런 문제점을 해결하기 위해 일부 조직에서는 조달에 관한 전체적인 관점을 확립함으로써 조달되는 물자와 서비스를 소유하는데 드는 비용을 기업 전체적으로 파악하고 있다. 이런 과정을 통해 한 기업이 특정 물자나 서비스를 조달받아 소모하는데 드는 진정한 비용을 규명할 수 있게 됐다. 진정한 비용이란 예컨대 계약과 협상, 운반과 저장, 감소와 파손, 특별 취급비 등을 모두 포함하는 개념이다. 한 조직이 조달 범위를 어떻게 정의하는가와 관계없이 조달에 있어서 주요한 목표는 조직과 고객에게 최대한의 가치를 제공하는 것이며 이 목표를 달성하기 위해 프로세스와 정보, 기술 등을 적절히 조절해야 한다. 이 글에서는 인터넷이 조달 업무에 어떤 새로운 기회를 부여하고 있는지 살펴보겠다.과거의 전자 조달 기술은 영수증 처리나 EDI(Electronic Data Interchange:전자자료교환)와 같은 기존의 도구와 기술을 단순히 인터넷 사용이 가능하도록 변형한 것에 지나지 않았다. 그러나 최근에는 인터넷에서 직접 기업의 카탈로그를 볼 수 있게 됐고 24시간 공급업체의 기술 지원을 받을 수 있으며 공급업체의 재고 목록에도 체계적으로 접근할 수 있게 됐다. 또한 거래 파트너의 네트워크를 통한 온라인 입찰과 경매, 거래 파트너간 인터넷 전자 메일 교류 등도 가능하게 됐다. 이런 새로운 기능들이 추가됨으로써 거래 당사자간에 표준화된 거래 문서를 전달하는데 초점을 맞췄던 EDI보다 훨씬 더 융통성있고 광범위하게 공급자와 구매자간의 거래 과정을 통합시킬 수 있게 됐다. 이에따라 전자 조달의 의미도 「소비자와 공급자 사이에 이뤄지는 전 공급 과정을 촉진, 통합, 능률화하기 위해 인터넷을 통한 해결 방안들을 부가가치적으로 적용하는 것」으로 확대되고 있다.전자 조달이 가져오는 비용 절감의 효과는 총비용의 20%에 달한다. 이런 정도의 비용 절감은 어떤 규모의 회사에도 상당한 개선으로 받아들여질 수 있다. 대부분의 기업에서 운영 자원에 쓰이는 비용은 연간 지출의 최소한 20%이다. 운영 자원을 5%만 절약한다해도 전체적으로는 10% 이상의 이익 증가로 연결된다. 전자 전달은 또한 비전략적 물품과 서비스 구입에 초점을 맞추고 있기 때문에 회사측에 전략적인 위험 부담도 거의 주지 않는다. 물론 조달 부문에서 이런 재무적인 효과를 거두기 위해서는 전자 조달의 새로운 기능들을 충분히 잘 활용할 수 있어야만 한다.전자 조달의 혜택을 십분 활용하기 위해서는 구매하는 기업에서 다음과 같은 네가지 사항들을 명심해야 한다. 첫째, 규모의 경제성을 극대화하기 위해 다수의 공급업체와 거래하기 보다는 소수의 선택된 공급업체로부터 집중적으로 구매하는 방식을 선택한다. 둘째, 인터넷을 활용함으로써 거래 파트너간의 정보 공유를 촉진하고 거래 과정을 능률화하며 계약 이행과 공급자의 업무 수행을 손쉽게 파악한다. 셋째, 공급자와의 관계에서 가치 창출 기회를 지속적으로 포착하고 실행하기 위해 중앙 의사 결정 시스템의 지원을 받는 진보된 전략적 조달 방법을 적용한다. 마지막으로 거래 단가를 내리기보다는 가치를 창출한다는 시각에서 공급업체에 접근하고 이를 위해 소수 정예의 공급 관리 기구를 개발한다.◆ 비용 절감보다 가치 창출에 초첨 맞춰야컨설팅업체들은 운영 자원 관리(ORM:Operating Resource Management)라고 하는 통합된 전자 조달 모델을 개발했으며 운영 자원을 전략적으로 확보하고 효율적으로 경영하는데 주력하고 있다. ORM은 회사의 비전략적 공급 체인으로부터 도출되는 가치를 지속적으로 증가시키도록 설계됐다. 전자 조달에서 흥미로운 점은 전자 조달을 실행함으로써 얻게 되는 이익이 이런 전자 조달 운영 체계안에서 자체적으로 측정이 가능하다는 점이다. 이런 피드백 시스템으로 인해 창출된 가치가 어느 정도인지 신속하고 용이하게 파악할 수 있으며 전자 조달을 통해 공급업체와 구매업체가 이윤을 공유하는 거래 체제를 구축할 수 있게 된다.매출 규모가 25억달러 정도인 반도체 제조업체 B의 예를 들어보자. 이 회사는 구매 업무를 혁신하기 위한 방안의 하나로 A라는 회사와 구매 계약을 체결했다. B회사는 A라는 회사와 구매 계약 체결을 계기로 주문장 작성을 그만두기로 했으며 컴퓨터 네트워크 활용으로 이런 목표는 쉽게 달성할 수 있었다.또한 B회사는 A와 거래하기 전에는 한번도 거래 규칙을 명문화해본 적이 없었으나 구매 거래의 투명성을 위해 사내에서 요구되는 승인 절차를 규정하는 일에 착수했다. 회사내에서 이뤄지는 구매 관련 활동을 모두 파악, 통제할 수 있게 됨에 따라 주먹구구식 구매 행태를 버리고 공급자와 이뤄지는 모든 구매 상담이 자료로 축적될 수 있게 됐다. B회사는 구매 과정을 구조조정함으로써 발견하게 된 가치 도출 요인들을 다음과 같이 설명한다. 첫째, 구매 프로세스를 능률화함에 따라 인력 감축을 통한 비용 절감을 가져올 수 있었고 둘째로는 그동안 수량화가 불가능했던 수동식 시스템이나 종이 서류 대신에 단계적으로 전자 조달 시스템을 구축함으로써 업무 효율상 상당한 가치를 얻을 수 있었다. 마지막으로 조달 과정을 관리하는 인력을 협상이나 공급자 관리와 같은 부가가치가 더 높은 업무에 배치, 인력 활용을 효율적으로 할 수 있게 됐다.