[한경비즈니스= 변주성 리브컨설팅 컨설턴트] 저성장 시대다. 한국보다 먼저 ‘잃어버린 20년’을 겪은 일본 기업들의 성공 사례를 도입하는 기업들이 많아지고 있다.
최근 일부 기업들이 진행하는 대응 전략 중 하나는 사무실에서 근무하는 노동자, 즉 화이트칼라의 업무 방법 개선을 통한 내부 생산성 향상 전략이다.
이 전략은 시장 환경이 어려운 저성장 시대에서 매출을 늘릴 수 있을 만한 투자 전략이나 마케팅 전략이 없는 기업들, 더 이상의 비용 절감이 힘겨운 기업들이 적용할 수 있는 좋은 대응책이 될 수 있다. 확장도 축소도 어려운 상황에서 기존 직원들이 역량을 발휘해 준다면 기업에 이보다 더 좋은 국면 전환이 없기 때문이다.
(사진) 리브컨설팅의 화이트칼라 '생산성' 제고 원리. /리브컨설팅
◆생산성 개념 정립, 업무 방식 다시 생각해야
그러면 특별한 교육 없이 어떻게 기존 직원의 생산성을 향상시킬 수 있을까. 우선 업무에 대한 개념을 명확히 정립하고 이해해야 한다. 사무직 업무의 생산성이 낮은 이유는 무엇일까. 일본계 컨설팅 회사인 리브컨설팅은 크게 세 가지 원인을 찾았다.
첫째, 업무 진행 상황이 공장의 생산 라인과 다르게 눈에 보이지 않는다는 점이다. 따라서 업무가 얼마나 진행되고 있는지 본인 외에 알 방법이 없다. 이는 업무 절차가 없기 때문에 발생하는 문제다.
결과물의 품질도 제각각이다. 2시간 정도 할애한 보고서의 품질이 어느 정도면 적당한지 지시하는 사람도 보고받는 사람도 모른 채 업무를 진행한다. 표준화된 품질도 없고 업무 속도에 대한 점검도 없다.
둘째, 업무를 하는 상대가 사람이라는 점이다. 오히려 기계를 상대한다면 기계는 기복 없이 반응해 줄 테지만 사람은 어제의 컨디션과 오늘의 컨디션이 다르다. 감정 기복으로 능률의 차이가 날 수도 있다. 특히 소통하기 어려운 사람, 본인과 잘 맞지 않는 사람이 있다면 더 그렇다.
셋째, 사무직 업무는 협동해야 하는 업무가 많다. 한 가지 업무를 완결하기 위해 다양한 부서가 연관돼 있다. 전 단계에서 결재되지 않으면 아무것도 못할 때가 종종 있다.
이 같은 문제점을 개선하기 위해 리브컨설팅은 일본 기업의 사례에 비춰 업무 생산성 향상의 개념을 제시한다. 인풋 대비 아웃풋을 생산성이라고 한다면 사무직의 업무 성과는 생산성이라고 할 수 있다.
화이트칼라 노동자는 단순 기계가 아니기 때문에 동기부여에 여러 가지 장치가 필요하다. 하지만 우리는 그간 업무의 생산성을 지나치게 개개인의 역량에 맡겨 놓고 시간이 지나면 역량이 저절로 끌어올려지거나 일부 부족한 사원들은 보충 교육을 통해 보완해 주면 된다고 생각했다.
그러면 조직 전체의 생산성을 향상시킬 수 없을 뿐만 아니라 다가오는 저성장 시대를 극복하기도 어려울 것이다. 생산성이란 개념을 정립하고 우리 조직의 업무 방식에 대해 재고해야 할 시점이다.