[커버스토리 = 주 52시간 근로시대, 생산성 높이는 50가지 방법] -이 대리가 꼭 알아야 할 생산성 높이는 20가지 방법 PART1 '사고의 전환'
[한경비즈니스=김정우 기자] 생산성을 높이기 위해선 직장인들도 기존에 일하던 방식을 완전히 바꿔야 한다. 물론 그동안 몸에 밴 업무 습관을 ‘생산성의 시대’에 맞게 갑자기 전환하기는 결코 쉽지만은 않다. 음식도 급하게 먹으면 체하듯이 직장인들 역시 천천히 작은 것부터 스스로를 변화시킬 필요가 있다. 업무에 임하는 ‘사고의 전환’이 바로 그 시작이다. 1. 축구 선수도 자기만의 포지션이 있다 다방면에서 골고루 뛰어나면 좋지만 현실은 그렇지 않다. 축구 선수들도 체격이나 드리블 능력, 체력 등 자신들의 강점에 맞춰 포지션을 결정한다. 직장인들도 마찬가지다. 회사 업무를 처리하는데 강점과 약점을 가진다. 수학적 능력을 요구하는 회계에 뛰어난 이들이 있는 반면 언어 구사 능력이 요구되는 프레젠테이션 발표 등에 강점을 가진 이들도 있다.
물론 여러 분야에서 모두 뛰어난 능력을 보이는 사람들도 있지만 이는 극히 일부분에 불과하다. 따라서 당신이 가진 최고의 무기가 무엇인지 파악하고 개발해야 한다. 또한 자신의 강점을 조직 내에서 활용해 어떻게 성과를 낼 수 있을지 고민해야 한다. ▶회사 생활에서도 자신의 강점을 알고 이를 무기로 만드는 지혜가 필요하다. 2. 자기 계발도 때로는 시간 낭비다 주변을 둘러보면 업무에서 자신의 약점을 보완하기 위해 갖은 노력을 하는 직장인들이 많다. 물론 이를 하지 말아야 할 행동이라고 단정할 수는 없다. 새로운 것을 배우고 찾아 나가는 과정에서 자신의 또 다른 능력을 발견하고 즐거움을 찾을 수도 있다. 하지만 이 같은 노력이 자신에게 스트레스로 돌아오거나 발전 속도가 더디다면 멈출 필요가 있다.
오히려 업무의 생산성을 저해하거나 본래 잘해 왔던 분야의 업무 능력까지 저하시키는 원인이 될 수 있다. 안 되는 것은 과감히 빠르게 포기하자. 그 시간에 자신의 강점을 더욱 개발하거나 취미 생활을 즐기는 것이 보다 좋은 전략이다. ▶부족한 분야를 개발하기 위한 노력이 시간 낭비가 되고 있지는 않은지 한번 살펴볼 필요가 있다. 3. 못할 것 같으면 용기 내 거절하라 “어떻게 상사가 지시한 것을 거절하느냐”고 반문할 수도 있지만 그래도 때로는 자신이 처한 상황을 설명하고 거절할 수 있는 지혜와 용기가 필요하다. 그래야 업무에서 더 좋은 결과물을 만들어 낼 수 있기 때문이다. 직장인들은 기존 업무가 아직 끝나지 않은 상황에서 종종 상사로부터 추가적으로 과도한 업무를 받기도 한다. 인정받고 싶은 욕심에 모두 처리하겠다고 하다가는 하나도 제대로 완성하지 못할 수도 있다. 여러 업무를 동시에 하다 보면 자연스럽게 관심도 분산되고 집중력도 떨어지기 마련이다. 그렇게 되면 최종 결과도 더 좋지 않아 나중에 상사로부터 “하나라도 제대로 하지 그랬느냐”는 질책을 받을 수 있다. ▶많은 업무를 동시에 떠안다가는 무엇 하나 제대로 하는 게 없다는 낙인이 찍힐 수도 있다. 4. 조직도를 뚫어지게 쳐다보자 회사를 빠르게 이해하고 자신의 빠른 업무 처리를 위해선 사내 조직도를 들여다보고 이해할 필요가 있다. 모든 회사의 조직은 유기적으로 연결됐다. 각 팀이 무엇을 하는 부서인지 파악해야 업무상의 협력이나 도움이 필요할 때 허둥지둥하며 시간을 낭비하지 않을 수 있다. 또한 조직도를 보고 분석해 가장 돈을 많이 버는 부서가 어디이고 또 그렇지 못한 부서가 어디인지 파악할 필요도 있다. 그래야 만약 향후 자신에게 부서 이동의 기회가 주어지더라도 어느 부서를 가야 하는지 또 자신의 강점을 발휘할 수 있는 곳이 어디인지 알고 미래를 설계할 수 있다. ▶조직도를 분석하면 어느 부서에서 자신의 강점을 마음껏 펼칠 수 있는지 알 수 있다.
5. 잘못도 신속하게 알리면 성과가 된다 업무상 문제는 항상 예측할 수 없는 상황 속에서 발생한다. 잘 이뤄지고 있다고 생각하며 진행하던 업무도 대내외적인 환경이나 변수에 따라 순식간에 뒤집히는 경우도 빈번하다. 어떤 문제가 생겼을 때 뜸을 들이거나 혼자 끙끙 앓다가는 문제가 해결되기는커녕 더욱 복잡하게 얽혀버리기 십상이다.
나중에 보고가 늦어지는 바람에 일이 더 커졌다고 문책 당할 수도 있다. 따라서 문제 발생 시 신속한 보고는 개인을 넘어 조직 전체의 생산성을 높이기 위한 핵심이다. 신속한 보고를 통한 상사의 빠른 피드백으로 해결책을 찾아 새로운 성과를 만들어 낼 수 있다는 것도 잊지 말아야 한다. ▶신속한 보고는 회사의 생산성을 높이는데 매우 중요한 문제다. 6. 모르면 질문해야 두 번 일하지 않는다 직장 상사들이 부하 직원에게 업무를 지시하는 스타일은 저마다 다르다. 해당 업무를 어떤 방식으로 진행하라고 꼼꼼하게 알려주는 상사가 있는 반면 구체적인 설명 없이 일을 처리하라며 내려주는 상사도 있다. 문제는 후자의 경우에 종종 발생한다. 업무를 맡게 된 직원이 상사의 의도를 제대로 파악하지 못하고 스스로의 판단에 따라 일을 처리한 경우다. 엄청난 노력을 들여 보고서를 작성했음에도 불구하고 상사가 생각했던 것과 전혀 다른 내용으로 제출된 보고서가 그냥 통과될 리 없다. 결국 두 번 일하는 수고를 겪게 되고 개인은 물론 조직 전체적으로도 손해가 발생한다. 상사의 의도를 모르겠으면 물어보는 것이 상책이다. ▶상사의 의도를 정확히 읽고 그대로 업무를 진행해야 성과가 나오고 좋은 평가를 받을 수 있다. 7. 낭비하는 시간만큼 목표도 멀어진다 직장에서 ‘일을 잘한다’고 불리는 상사나 동료들은 어떻게 이런 평판을 얻게 됐는지 한 번 관찰해 보자. 물론 개중에는 처세가 뛰어나거나 느리고 꼼꼼한 사람도 있을 수 있지만 대부분이 정확하면서도 빠르게 맡은 업무를 처리하고 있다는 것을 발견해 낼 수 있다. 이런 사람들은 시간을 허투루 쓰지 않는다는 특징을 갖고 있다. 이들과 같이 단 1초의 시간도 낭비해서는 안 된다는 자세로 업무에 임할 필요가 있다. 1초가 모여 1분이 되고 그렇게 쌓인 1분이 결국 하루가 된다. 1초라도 낭비하면 그만큼 목표에서 멀어진다는 생각으로 업무에 임해야 한다. ▶낭비하는 시간만큼 목표 달성도 멀어진다는 것을 기억하자. 8. 스스로 최적화된 체계를 만들어라 직장인들은 흔히 “우리 회사는 일에 체계가 잡혀 있지 않고 제대로 된 시스템이 없다”는 등의 불평들을 토해낸다. 그런데 이 말을 거꾸로 해석하면 그 자신이 업무 처리에 대한 체계가 없다는 것을 의미하기도 한다. 회사에 체계가 없다고 생각되면 스스로 나서 이를 바로잡아야 한다.
회사가 갖춘 시스템을 어떤 방식으로 활용하면 일 처리를 보다 빠르게 해 생산성을 높일 수 있을지 스스로 고민해 보자. 또한 정해진 시스템 외에도 업무에 유용할 것 같은 애플리캐이션 등을 찾아 적용하는 것도 업무 효율을 높일 수 있는 좋은 팁이다. ▶회사의 체계나 시스템에 대해 불평하는 사이에도 시간은 흘러간다. 그럴 시간에 자신만의 업무 노하우를 구축해야 한다. 9. 복사 전문가도 전문가다 모든 업무에는 복사나 문서 정리 같은 잡일이 필수적으로 들어가고 누군가는 반드시 그 일을 해야 한다. 보통 이런 단순 업무는 회사에 대한 이해도나 업무 경험이 부족한 신입 사원들의 몫으로 돌아간다. 이 과정에서 많은 신입 사원들이 불만을 품으며 대충 일하는 성향을 보이기도 하는데 조금만 생각을 달리해 보자.
복사 하나를 하더라도 자신이 전문가라는 생각을 갖고 더 깔끔하게 또 신속하게 하려고 노력해야 한다. 이는 팀 전체의 생산성을 높일 뿐만 아니라 본인이 조직에서 빠르게 인정받을 수 있는 밑거름이 될 것이다. ▶잡일도 열심히 하다 보면 팀 전체의 생산성이 높아짐은 물론 중요한 업무를 맡게 될 기회 또한 주어진다. 10. 정리할 능력이 안 되면 그냥 버려라 직장인의 책상 위에는 새로운 자료나 서류가 계속 쌓이기 마련이다. 정리를 잘하는 꼼꼼한 사람들은 이런 자료를 중요도에 따라 분리해 놓는다. 하지만 대부분은 이와 반대다. 책상 앞에 자료들을 산더미처럼 쌓아 놓다가 막상 자료가 필요할 때 어디에 있는지 몰라 찾는 데 시간을 허비하고 또 스트레스를 받는다.
정리도 습관이다. 이런 습관이 몸에 배어 있지 않다면 생산성을 높이기 위해 과감히 포기하는 것도 방법이다. 자료를 모으지 말고 그냥 버려라. 책상 위 꽁꽁 숨어있는 자료를 뒤지며 이를 찾는 데 시간과 노력을 낭비하는 것보다 차라리 필요한 자료를 새로 구하는 게 시간 절약은 물론 스트레스도 덜 받는다. ▶정리에 소질이 없다면 자료를 쌓아 두지 말고 그냥 버려라. 만약 필요하다면 새로 구하라. *참고 서적‘나는 4시간만 일한다(다른상상)’·‘유니크 유니클로(쌤앤파커스)’·‘딥 워크(민음사)’, ‘성실함의 배신(홍익출판사)’·‘시간관리 혁명(예인)’·‘일만 하지 않습니다(한국경제신문)’·‘왜 출근하는가(21세기북스)’ enyou@hankyung.com
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[본 기사는 한경비즈니스 제 1184호(2018.08.06 ~ 2018.08.12) 기사입니다.]