[한경비즈니스=김정우 기자] “한국 기업들도 해외 기업들처럼 출장 관리에 대해 전략적으로 접근해야 합니다.” 서울 중구 사무실에서 7월 9일 만난 김정현 CWT코리아 사장은 “이제 출장 관리는 선택이 아닌 필수”라고 강조했다.
그가 이런 주장을 펼치는 이유는 간단하다. 수많은 국내 기업들이 현재 글로벌 시장에서의 외연 확대에 주력하며 사세를 확장 중이기 때문이다. 당연히 내부 직원들의 해외 출장에도 매년 막대한 비용이 투입될 수밖에 없다.
김 사장은 “우리 몸에 이상이 있는지 알기 위해 건강검진을 받는 것처럼 출장 역시 불필요하게 돈이 들어가는 부분을 찾아내 이를 줄여야 한다”고 말했다. 물론 이 같은 출장비용의 효율성 제고가 결코 쉬운 일은 아니다.
뛰어난 의사가 정확한 진단을 통해 환부를 도려내듯 출장 관리의 효율화 또한 고도의 ‘전문성’을 요구하는 영역이라는 설명이다. 그리고 이것이 바로 CWT코리아가 존재하는 목적이기도 하다.
◆2007년 한국 첫 진출…지난해 매출 930억원
CWT코리아는 세계적인 ‘기업 출장 전문 관리(TMC : Travel Management Company)’ 업체 CWT의 한국지사다. CWT는 ‘포천 500대 기업’ 가운데 절반 이상을 고객으로 거느리고 있다. 이들 기업에 효율적인 출장 프로그램과 관리 서비스를 제공하고 수수료를 받아 수익을 낸다.
CWT가 한국지사를 설립한 시기는 2007년이다. 김 사장은 이때부터 리더를 맡아 조직을 이끌어 왔다. 여러 다국적기업에서 근무하며 커리어를 쌓았던 그는 업무 차 인연을 맺었던 CWT 아시아·태평양 지역 사장의 제안을 받아 합류하게 됐다.
김 사장 따르면 CWT가 한국에 들어오기로 결정한 배경은 크게 두 가지였다. 첫째는 한국 기업들의 빠른 성장에 주목했다. 자연스럽게 해외 출장으로 대표되는 ‘상용 여행’ 시장 규모도 커질 것이라고 바라봤다.
둘째는 당시 한국에는 TMC가 전무한 상황이었다. CWT는 한국 진출 시 ‘시장 선점 효과’를 누릴 것으로 기대했다. 김 사장은 “사업을 영위한 지 10여 년이 지난 현재 CWT코리아는 180여 개의 국내 기업을 고객으로 두고 있고 지난해 기준 930억원에 달하는 매출을 올렸다”고 설명했다.
매출 규모를 보면 수수료가 비싸 ‘배보다 배꼽이 더 큰 것 아니냐’는 의문을 가질 법도 하다. 이런 질문을 건네자 김 사장은 “기업마다 출장 규모에 따라 수수료가 다르지만 CWT코리아가 제공하는 출장 관리를 통해 절감되는 돈이 수수료로 발생하는 비용을 상쇄하고도 남는다”고 설명했다.
“고객사의 통계를 내보니 평균 10% 정도 출장에서 발생하는 비용을 줄였더라고요. 일부 고객사는 무려 30%나 비용이 감소하기도 했고요. 결론적으로 보면 우리에게 주는 수수료보다 훨씬 많은 비용을 절약했더라고요. 고객사들의 계약 연장률을 보더라도 얼마나 우리 서비스에 만족하는지 나타나죠. 기존 고객사의 98%가 매년 재계약을 이어 가고 있어요. 재계약을 하지 않는 2%는 폐업하거나 인수·합병(M&A)에 따른 계약 해지인 만큼 사실상 재계약률이 100%라고 보면 됩니다.”
◆“정부부처·공공기관 적극 공략할 것”
그렇다면 과연 CWT코리아는 어떤 절차들을 통해 기업들의 출장비를 줄여주는 것일까. 우선 기업들이 CWT코리아의 문을 두드리게 되면 내부적인 출장 규정부터 마련해 준다.
직급, 업무의 특성과 강도를 고려한 항공기 좌석 등급, 호텔 가격, 출장비 등이 여기에 속한다. 본사인 CWT가 이미 수많은 해외 기업들과 관계를 맺어 온 만큼 이를 토대로 작성된다.
김 대표는 “해외 기업들은 대부분이 출장에 대한 업무만 전문적으로 수행하는 ‘트래블 매니저’가 있지만 아직 한국 기업들은 그렇지 않다”며 “이처럼 간단한 규정을 정하기만 하더라도 출장비가 크게 줄어드는 편”이라고 말했다.
이후 기업들에 사내 인트라넷과 연동할 수 있는 고유의 웹페이지 ‘myCWT 온라인’을 제공한다. 여기에서 출장과 관련한 업무를 간편하게 관리할 수 있는데 CWT코리아 고객사는 여기에서도 돈을 지불한 효과를 톡톡히 누리게 된다.
우선 항공기나 호텔 가격은 이를 중개하는 업체의 발권·예약 규모에 따라 할인된 금액에 제공되는 것이 일반적이다.
김 사장은 “본사인 CWT의 연간 매출이 약 250억 달러(29조3500억원)에 달하는 만큼 국내 여행사들과 비교하더라도 훨씬 뛰어난 협상력을 보유하고 있다”며 “한국의 양대 국적 항공사 가격만 보더라도 국내에서 CWT코리아가 가장 경쟁력 있는 출장 전용 항공 요금을 제공 중”이라고 밝혔다.
출장 시간도 절약할 수 있다. 직원들은 출장을 가기 전 직접 여행사에 수차례 전화를 걸어야 한다. 여권 복사본과 신용카드 정보 등을 건네줘야 하기 때문이다. CWT코리아의 서비스를 이용하면 단 한 번만 개인 정보를 입력하면 이런 수고를 덜게 된다.
‘myCWT 온라인’에 로그인해 여권 정보, 신용카드 정보 등과 같은 개인 정보를 입력하면 CWT의 예약 시스템과 자동으로 연동돼 매번 정보를 전달해야 하는 번거로움을 줄일 수 있고 웹이 암호화돼 개인 정보 보호도 가능하다.
출장자가 선호하는 항공사나 호텔 현지에서의 교통수단 등에 대한 선호도를 입력하면 기업의 출장 규정에 벗어나지 않는 범위에서 이를 고려한 맞춤형 선택지를 제안한다.
또 현재 출장 중인 직원들의 수와 지역을 한눈에 확인할 수 있도록 정보를 제공하며 해당 지역에서 자연재해나 테러 등 긴급 상황이 발생하면 이를 알려주기도 한다. ‘myCWT 온라인’은 모바일 애플리케이션 버전으로도 나와 스마트폰으로도 출장 현황과 정보를 실시간 제공 받는다.
여기서 끝이 아니다. 자체적으로 ‘CWT AnalytIQ’라는 명칭의 출장 관리 최적화 통계 프로그램을 구축했다. 김 대표는 “CWT AnalytIQ는 내부 직원들의 출장 동향이나 평균 출장비용, 규정 준수 여부 등 다양한 데이터를 확인할 수 있는 플랫폼이다.
또한 다양한 기업들의 출장 데이터를 집계해 동종 업계의 출장 트렌드를 벤치마킹할 수 있는 기능을 제공함으로써 이를 활용한 비용 절감 방안도 제시한다”고 말했다.
그동안 지속적으로 외연을 넓히며 연매출 1000억원을 바라볼 정도로 회사가 성장했지만 김 사장은 여전히 아쉬운 부분이 많다.
“대부분의 대기업들이 자체적으로 보유한 여행 관련 계열사 혹은 그간 관계를 맺어 온 대형 여행 업체들을 통해 주먹구구식으로 출장 업무를 맡기고 있어요. 출장비를 조금만 절감해도 기업 재무제표에 긍정적인 영향을 줄 수 있는데 이렇게 해서는 불가능하다고 생각합니다. 10년 전이나 지금이나 이런 부분이 여전히 개선되지 않고 있어요.”
하지만 김 사장은 포기하지 않고 계속해 대기업들의 문을 두드릴 예정이다.
“여행업 관련한 관계 회사를 갖고 있던 한 대기업도 직접 관계자들을 만나 프레젠테이션을 하고 출장 관리의 필요성을 역설한 끝에 우리 고객사로 만드는데 성공한 적이 있어요. 이처럼 계속해 노력하면 언젠가는 반드시 결실을 볼 것이라고 생각해요.”
향후에는 정부 부처와 공공기관도 적극 공략할 계획이다. 지난해 말부터 그간 공무원의 해외 출장 시 적용됐던 정부항공운송의뢰제도(GTR)가 폐지됐기 때문이다. GTR은 공무원의 국외 출장 시 국적기 이용을 의무화한 제도를 의미한다. 이를 대신해 ‘주거래 여행사’ 제도가 새롭게 도입된 상황이다.
김 사장은 “경쟁 입찰을 통해 정부 부처와 공공기관들이 주거래 여행사를 선정 중”이라며 “현재 몇몇 공공기관과 계약했고 향후 이를 더욱 확대해 공적인 영역에서의 출장비 절감에도 기여하겠다는 목표를 갖고 있다”고 말했다.
enyou@hankyung.com
[본 기사는 한경비즈니스 제 1233호(2019.07.15 ~ 2019.07.21) 기사입니다.]