[스페셜 리포트 : 코로나19 확산에 인기 높아진 '재택근무 플랫폼'6]
[한경비즈니스=이명지 기자] 신종 코로나바이러스 감염증(코로나19) 사태로 재택근무를 택하는 기업들이 늘었지만 재택근무는 사실 국내 기업들에 그다지 익숙한 상황은 아니다.
입사 1년 차 신입 사원은 물론 팀원들을 관리해야 하는 팀장들도 우왕좌왕하는 것은 마찬가지다. 회사에도 재택근무를 관리하기 위한 규칙이 필요하다.
이를 위해 재택근무의 성공을 위한 5가지 노하우를 소개한다. 협업 툴 ‘콜라비’를 만든 콜라비팀도 지난 2월부터 재택근무에 돌입했다. 이들이 세운 가이드라인을 토대로 성공적인 재택근무 방법을 정리해 봤다.
1. 재택근무의 ‘규칙’을 정하라
모든 사원이 각자의 공간에서 머무르는 재택근무를 위해선 몇 가지의 규칙을 정해야 한다. 근태관리를 위해 업무 시간은 평소 업무 시간과 동일, 혹은 부서별·개인별로 업무 특성에 맞게 업무 시작과 종료 시각을 설정한다. 재택근무를 도와줄 수 있는 커뮤니케이션 도구도 통일하는 것이 좋다. 여러 도구 중 자사의 근무 상황과 어울리는 툴을 사용한다.
2. 실시간 커뮤니케이션과 비동기 커뮤니케이션을 구분한다
팀원들과 대면하지 않는 재택근무에서 소통 수단은 주로 메신저다. 실시간으로 주고받는 소통은 업무 진행뿐만 아니라 직원 간 신뢰 형성을 위해서도 꼭 필요하다. 하지만 여러 채팅방에서 쏟아지는 메신저에 ‘넵’만 반복하다가 근무 시간이 끝날 수 있다는 게 문제다.
이를 해결하기 위해 콜라비팀은 즉각적인 답변이 필요한 경우엔 슬랙이나 행아웃을 활용했다. 또 나머지는 콜라비 내 이슈페이지에 댓글을 작성하고 팀원을 호출하는 비동기 커뮤니케이션을 지속했다.
3. 모든 업무 내용을 문서화한다
비대면 업무 방식에서 ‘문서화’는 특히 더 중요하다. 원활하게 협업할 수 있고 불필요한 커뮤니케이션도 줄일 수 있다. 텍스트로 된 문서에는 업무 배경과 진행 상황, 특이 사항 등 풍부한 내용을 담을 수 있다. 최근 협업 툴들은 팀원들이 댓글로 남긴 내용부터 화상 회의를 하며 회의록도 작성할 수 있는 기능을 제공해 협업을 돕고 있다.
4. 업무 진행 상황을 ‘모두에게’ 공유한다
재택근무를 진행하다 보면 주변 동료들이 얼마만큼 업무를 진행했는지 확인하기가 쉽지 않다. 관리자에게도 직원들의 업무 진행 상황을 파악하는 것은 매우 중요하다. 그렇다고 매번 메신저에 ‘업무 상황을 보고해 달라’고 독촉할 수도 없다. 자칫하면 주 업무보다 메신저에 보고 내용을 적고 동료와 소통하는 것에 치우칠 수 있기 때문이다.
이러한 상황에서는 각자 업무 현황을 파악할 수 있는 도구를 사용해야 한다. 구글 G 스위트(Suite)를 활용해 서로의 일정을 공유하거나 트렐로(Trello)를 활용해 팀원 모두의 업무를 체크할 수 있다. 협업에서 가장 중요한 것은 업무가 어떤 방향으로 흘러가는지 확인할 수 있는 ‘가시성’을 확보하는 것이다.
5. 재택근무가 처음이라면 ‘무료 툴’을 사용하자
최근 코로나19 사태로 재택근무를 택하는 기업들이 늘어나면서 IT 기업들은 협업 툴 등을 무상으로 지원하고 있다. 재택근무를 처음 시도해 보는 기업들이라면 이러한 기회를 이용해 보는 것도 좋다.
인공지능(AI) 서비스 전문 기업 이스트소프트는 국내 모든 기업들을 대상으로 자사의 클라우드 협업 플랫폼 ‘팀업(TeamUP)’의 프리미엄 버전을 6개월간 무료로 지원한다. 무상 지원되는 제품은 기존 유료로 판매되던 프리미엄 버전으로, 사용 인원수에 제한 없이 1인당 30GB의 클라우드 용량을 제공한다. 프로모션 기간 저장된 자료는 지원 종료 후에도 유지된다.
NHN도 클라우드 협업 플랫폼 ‘토스트 워크플레이스 두레이’를 3개월간 무상 지원한다. 무상 지원 대상은 코로나19 상황이 종료될 때까지 신규 가입하는 모든 중소·중견기업이다.
네이버의 자회사 웍스모바일도 재택·원격 근무 기업을 지원하기 위해 협업 솔루션 ‘라인웍스’를 6월까지 무료로 제공한다. 무상으로 제공하는 상품은 라인웍스의 ‘라이트’ 상품이다.
mjlee@hankyung.com
[스페셜 리포트 : 코로나19 확산에 인기 높아진 '재택근무 플랫폼'6]-내 방을 우리 회사 사무실로 바꿔주는 재택근무 플랫폼 6-슬기로운 재택근무를 위한 노하우
[본 기사는 한경비즈니스 제 1268호(2020.03.16 ~ 2020.03.22) 기사입니다.]
[한경비즈니스=이명지 기자] 신종 코로나바이러스 감염증(코로나19) 사태로 재택근무를 택하는 기업들이 늘었지만 재택근무는 사실 국내 기업들에 그다지 익숙한 상황은 아니다.
입사 1년 차 신입 사원은 물론 팀원들을 관리해야 하는 팀장들도 우왕좌왕하는 것은 마찬가지다. 회사에도 재택근무를 관리하기 위한 규칙이 필요하다.
이를 위해 재택근무의 성공을 위한 5가지 노하우를 소개한다. 협업 툴 ‘콜라비’를 만든 콜라비팀도 지난 2월부터 재택근무에 돌입했다. 이들이 세운 가이드라인을 토대로 성공적인 재택근무 방법을 정리해 봤다.
1. 재택근무의 ‘규칙’을 정하라
모든 사원이 각자의 공간에서 머무르는 재택근무를 위해선 몇 가지의 규칙을 정해야 한다. 근태관리를 위해 업무 시간은 평소 업무 시간과 동일, 혹은 부서별·개인별로 업무 특성에 맞게 업무 시작과 종료 시각을 설정한다. 재택근무를 도와줄 수 있는 커뮤니케이션 도구도 통일하는 것이 좋다. 여러 도구 중 자사의 근무 상황과 어울리는 툴을 사용한다.
2. 실시간 커뮤니케이션과 비동기 커뮤니케이션을 구분한다
팀원들과 대면하지 않는 재택근무에서 소통 수단은 주로 메신저다. 실시간으로 주고받는 소통은 업무 진행뿐만 아니라 직원 간 신뢰 형성을 위해서도 꼭 필요하다. 하지만 여러 채팅방에서 쏟아지는 메신저에 ‘넵’만 반복하다가 근무 시간이 끝날 수 있다는 게 문제다.
이를 해결하기 위해 콜라비팀은 즉각적인 답변이 필요한 경우엔 슬랙이나 행아웃을 활용했다. 또 나머지는 콜라비 내 이슈페이지에 댓글을 작성하고 팀원을 호출하는 비동기 커뮤니케이션을 지속했다.
3. 모든 업무 내용을 문서화한다
비대면 업무 방식에서 ‘문서화’는 특히 더 중요하다. 원활하게 협업할 수 있고 불필요한 커뮤니케이션도 줄일 수 있다. 텍스트로 된 문서에는 업무 배경과 진행 상황, 특이 사항 등 풍부한 내용을 담을 수 있다. 최근 협업 툴들은 팀원들이 댓글로 남긴 내용부터 화상 회의를 하며 회의록도 작성할 수 있는 기능을 제공해 협업을 돕고 있다.
4. 업무 진행 상황을 ‘모두에게’ 공유한다
재택근무를 진행하다 보면 주변 동료들이 얼마만큼 업무를 진행했는지 확인하기가 쉽지 않다. 관리자에게도 직원들의 업무 진행 상황을 파악하는 것은 매우 중요하다. 그렇다고 매번 메신저에 ‘업무 상황을 보고해 달라’고 독촉할 수도 없다. 자칫하면 주 업무보다 메신저에 보고 내용을 적고 동료와 소통하는 것에 치우칠 수 있기 때문이다.
이러한 상황에서는 각자 업무 현황을 파악할 수 있는 도구를 사용해야 한다. 구글 G 스위트(Suite)를 활용해 서로의 일정을 공유하거나 트렐로(Trello)를 활용해 팀원 모두의 업무를 체크할 수 있다. 협업에서 가장 중요한 것은 업무가 어떤 방향으로 흘러가는지 확인할 수 있는 ‘가시성’을 확보하는 것이다.
5. 재택근무가 처음이라면 ‘무료 툴’을 사용하자
최근 코로나19 사태로 재택근무를 택하는 기업들이 늘어나면서 IT 기업들은 협업 툴 등을 무상으로 지원하고 있다. 재택근무를 처음 시도해 보는 기업들이라면 이러한 기회를 이용해 보는 것도 좋다.
인공지능(AI) 서비스 전문 기업 이스트소프트는 국내 모든 기업들을 대상으로 자사의 클라우드 협업 플랫폼 ‘팀업(TeamUP)’의 프리미엄 버전을 6개월간 무료로 지원한다. 무상 지원되는 제품은 기존 유료로 판매되던 프리미엄 버전으로, 사용 인원수에 제한 없이 1인당 30GB의 클라우드 용량을 제공한다. 프로모션 기간 저장된 자료는 지원 종료 후에도 유지된다.
NHN도 클라우드 협업 플랫폼 ‘토스트 워크플레이스 두레이’를 3개월간 무상 지원한다. 무상 지원 대상은 코로나19 상황이 종료될 때까지 신규 가입하는 모든 중소·중견기업이다.
네이버의 자회사 웍스모바일도 재택·원격 근무 기업을 지원하기 위해 협업 솔루션 ‘라인웍스’를 6월까지 무료로 제공한다. 무상으로 제공하는 상품은 라인웍스의 ‘라이트’ 상품이다.
mjlee@hankyung.com
[스페셜 리포트 : 코로나19 확산에 인기 높아진 '재택근무 플랫폼'6]-내 방을 우리 회사 사무실로 바꿔주는 재택근무 플랫폼 6-슬기로운 재택근무를 위한 노하우
[본 기사는 한경비즈니스 제 1268호(2020.03.16 ~ 2020.03.22) 기사입니다.]