올해는 세계적으로 희망과 우려가 엇갈리는 특별한 해가 될 듯하다. 1929년의 대공황과 같은 정책 실패를 되풀이하지 않기 위해 세계 각국 정부가 경쟁하듯 내놓은 과감한 통화 및 재정 정책이 본격적인 실행 단계에 들어가는 해이기 때문이다.기업 역시 생존이 급선무인 현재의 위기 상황에서도 이를 미래의 기회로 전환해야 할 해다. 또 빠르게 변하는 시장에서 기회를 선점하기 위해 효율적 유선형 구조로 비즈니스 체질을 바꿔 경쟁력 강화에 더욱 노력을 기울여야 할 시기이기도 하다.최근 전자문서 시스템이 기업의 비용 절감과 효율성을 높이기 위한 화두로 떠오르면서 현재 기업의 비즈니스 프로세스는 대부분 온라인으로 이뤄지고 있으며 전자문서 시스템도 점차 보편화되고 있다.그러나 전자문서 시스템이 제공하는 커다란 장점 중 아직까지 많은 기업들이 간과하고 있는 것이 바로 ‘원거리 협업’ 기능이다. 이는 글로벌화와 아웃소싱이 일반화된 비즈니스 환경에서 각 부서, 또는 기관 간의 의견 취합 및 피드백 시간을 단축하고 출장비용을 줄여 주는 등 시간과 비용 절감 및 커뮤니케이션 활성화라는 두 마리 토끼를 잡을 수 있는 커다란 선물이다. 또 기존의 내부 시스템을 연계해 산재된 정보를 효율적으로 활용하는 덤까지 얻을 수 있다.전 세계적인 협업을 필요로 하는 글로벌 기업들은 이미 전자문서 솔루션의 이러한 협업 기능을 충분히 활용해 효율성과 경쟁력을 강화하고 있다. 일례로 대표적 글로벌 기업인 미국 P&G그룹은 제품 개발 및 판매 단계에서의 활발한 협업을 위해 라이브 사이클이라는 전자문서 포맷인 PDF(portable document format) 기반의 전자문서 관리 솔루션을 도입해 개발에 소요되는 평균 업무 시간을 10% 절약하고 업무 효율성을 7%나 높였다.기업의 비즈니스 경쟁력을 강화하기 위한 또 하나 중요한 과제는 대고객 관계(Customer Relation) 강화다.고객이 상품이나 서비스에 대한 필요와 욕구를 느낄 때 즉각적이고 직관적으로 기업과 접촉해 관계를 형성할 수 있도록 하기 위해서는 빠른 피드백과 고객과의 원활한 소통이 요구된다. 이를 위해서는 고객의 요구나 정보 등 취합된 데이터를 기업 내부 시스템과 안전하게 연계하는 자동화 작업이 필요하다.이러한 고객 서비스 강화를 통한 경쟁력 강화의 일례로 국내에서는 교보생명과 합작 자산운용사 설립을 통해 활발한 비즈니스 활동을 펼치고 있는 벨기에 금융회사인 악사(AXA)의 사례를 들 수 있다. 악사는 수작업을 통한 대고객 업무에서 발생하는 잦은 오류와 비효율성을 개선하기 위해 전자문서 관리 솔루션을 도입했다. 고객에게 인터랙티브한 맞춤형 가이드라인과 함께 쉽고 논리적으로 실행되며 고객이 입력한 데이터를 내부 프로세스에 자동으로 연동해 주는 전자문서 관리 솔루션의 도입은 놀라운 결과를 가져다주었다. 25% 이상의 높은 오류율을 1% 미만으로 낮추고 약 2~3주 소요됐던 대출 심사 소요 기간을 당일 계약 체결 방식으로 전환해 고객 편의를 크게 증진시켰으며 이를 통해 궁극적으로 마켓 점유율도 높일 수 있었다. 악사는 전자문서 관리 시스템 도입 2년 만에 솔루션 투자비용을 회수하고 5년간 48만9000유로의 순 비용 절감 효과를 거두며 260%의 투자수익률(ROI: return of investment)을 달성하는 성과를 거뒀다.위의 사례에서 알 수 있듯, 행운의 파랑새는 결코 멀리 있는 것이 아니다. 우리 주변에서 흔히 볼 수 있는 물과 바람이 21세기 신성장 동력인 대체에너지로 활용될 수 있는 것처럼, 고객과 직원들이 가장 친숙하고 편리하게 접근할 수 있는 툴을 활용해 기업의 내적, 외적 협업 및 대고객 서비스에 획기적인 전환을 마련하는 것은 기업 경쟁력을 향상시키는 가장 적합한 방안이 될 것이다.한국어도비시스템즈 대표이사약력: 1960년생. 86년 연세대 금속공학과 졸업. 86년 한국IBM 입사. 2002년 한국IBM 채널 영업 총괄매니저. 2006년 한국어도비시스템즈 채널 사업본부장 겸 전무이사. 2007년 한국어도비시스템즈 대표이사(현).