-효율적인 업무 협업을 위한 디지털 도구들
-협업툴, 조직의 소통과 협업을 촉진시켜
“안녕하세요. 전시진입니다. 시리얼 컨설팅을 운영하며, 협업툴 컨설턴트로 활동하고 있습니다. 협업툴 컨설턴트는 협업 도구를 기반으로 조직의 업무 방식을 개선하고 궁극적으로 업무 생산성을 향상시키는 일을 합니다. 강의, 컨설팅, 콘텐츠를 제작하고 있습니다. 주로 노션, 구글 워크스페이스, 슬랙, ChatGPT, 뤼튼, 채널톡이라는 도구 등을 이용해 조직의 업무 방식을 파악하고 개선점을 찾아 생산성을 향상시켜드리고 있습니다.”
현재 다방면으로 일하고 계신 것 같은데 구체적으로 어떤 일을 하고 계신가요.
“협업툴 컨설턴트, 콘텐츠 크리에이터, 강사, 작가, 노션 공식 컨설턴트 등으로 활동하고 있습니다. 주로 노션이라는 도구를 이용해 기업의 업무 방식을 개선하는 일을 하죠. 최근에는 노션, ChatGPT, 뤼튼을 이용한 기업, 공공기관, 대학 등에 강의를 하고 있습니다. 시리얼이라는 유튜브를 운영하는데 노션을 포함해 각종 협업 도구, 생산성을 높이는 업무 도구들을 소개해드리고 있습니다. 요즘엔 ChatGPT에 빠져서 관련 내용들을 업데이트 하고 있습니다. 협업 도구를 활용하는 방법에 대해 책을 쓰는 중이기도 합니다.”
대표님께서 창업을 하게 되신 계기와 협업툴 (생산성 도구)쪽에 관심을 가지게 되신 결정적인 동기가 궁금합니다.
“잘하는 일을 더 잘하고 싶어서 창업을 결심했습니다. 노션이라는 도구를 좋아해서 콘텐츠를 생산하다보니 강의나 집필, 컨설팅 기회가 생겼습니다. 이런 기회들을 통해 성장하며 더 잘 할 수 있게 되었는데, 잘하다보니 칭찬을 듣게 되고, 그래서 또 칭찬을 듣기 위해 더 잘하고 싶어했죠. 중학생 때부터 예약 문자 메시지를 통해 알림장을 쓰거나 숙제 등 할 일 관리를 할 정도로 생산성을 좋아했습니다. 그땐 그게 생산성인줄 몰랐죠. 대학생 때 스마트폰이 나온 이후로 조금 더 스마트하게 업무를 관리하고 싶어져 이런저런 앱을 써보기 시작했습니다. 별다른 이유 없이 막연히 스마트하게 일을 처리하고 나면 ‘아 나 진짜 일 잘하는 것 같아’ 이런 성취감이 들었기 때문이었어요. 할 일 관리는 Todoist, 메모는 에버노트, 일정은 구글 캘린더 이런 식으로 여러 앱들을 써보면서 생산성 도구에 빠져들게 되었고, 부산에서 에버노트 사용자 모임을 운영하며 IT회사에서 스마트워크로 일하고 싶다는 막연한 꿈을 갖게 되었죠. 2018년 첫 직장 덕분에 꿈을 이루게 되었고, 대학생 때 항상 말하고 다녔던 “IT회사에서 스마트워크로 마케팅을 하고 싶다"가 현실이 되었습니다. 스마트워크 문화를 선도하는 업무용 메신저 회사에서 마케팅을 하게 되었죠. 우리나라에서 창업 열기가 가장 뜨거운 곳 중 하나인 강남의 테헤란로, 그곳의 협업툴 회사에서 일하며 협업툴 시장에 대해 알게 되었고, 그 와중에 노션을 알게 되어 더욱 큰 관심을 갖게 됐습니다.”
“요즘엔 자동화에 빠져있는데요, 1인 기업으로 살아가면서 업무가 많이 몰릴 때 자동화의 필요성을 절실히 느끼고 있습니다.
먼저 고객 관리와 고객 미팅에서 자동화를 해두었습니다. 고객이 강의나 컨설팅 요청이 들어오면 고객의 정보를 노션에서 관리하기 위해 일일이 작성해야 하는데요, Tally라는 설문을 이용해 노션 데이터베이스와 연동해두었습니다. 고객이 설문을 제출하면 3가지 자동화가 일어납니다. 첫번째는 노션 데이터베이스에 고객이 입력한 정보가 저장이 되고, 두번째는 저에게 메일로 고객이 입력한 정보로 메일 알림이 옵니다. 메일은 스팸 때문에 알림이 너무 많이와서 알림을 꺼두었고, 슬랙이라는 업무용 메신저도 연동을 해두어서 슬랙에도 알림이 옵니다. 고객의 설문지에 선호하는 소통 수단을 선택하라고 하는데요, ‘전화’ 또는 ‘이메일' 을 선택하라고 합니다. 전화를 선택하면 스마트폰이나 PC에서 미리 저장해둔 문자 내용을 불러와 통화 가능한 시간을 묻기 위해 문자를 보내죠. 이메일이 오면 설문에 제출한 내용을 통해 궁금한 점을 정리해 메일을 보냅니다. 이때 온라인 미팅 일정을 선택할 수 있는 링크를 함께 보냅니다. Akiflow라는 도구의 기능인데요, AKiflow는 노션, 구글 캘린더, Zoom과 연동되어 있기 때문에 Akiflow의 링크 하나를 보내면 연동되어 있는 제 구글 캘린더에서 미팅이 가능한 시간만 보여주고, 이 일정 중에서 고객이 원하는 일정을 선택하면 Zoom 링크가 자동 생성되어 이메일로 발송하는 동시에 제 구글 캘린더에 등록되죠. 저는 자동 생성되어 있는 캘린더 일정을 보고 해당 시간에 미팅 참여만 하면됩니다. 해당 시간에 구글 캘린더 알림이 울리면 Zoom 링크가 이미 들어 있기 떄문에 링크를 따로 생성하거나 고객과 다시 일정을 조율할 필요가 없는거죠.
그리고 저는 자바스크립트 같은 코딩을 아예 할 줄 모르는 사람인데요, 구글 워크스페이스에서 코드를 이용해 자동화할 수 있다는 걸 알고는 있었습니다. 그래서 최근에 ChatGPT와 구글 워크스페이스를 활용해 자동화 기능을 만들었어요.
우리가 메일을 주고 받을 때 첨부 파일이 있으면 매번 PC에 다운 받아서 내용을 살펴보고 정리해야해서 불편합니다. 저는 모든 첨부 파일을 구글 드라이브에 정리해두는 편인데, 메일에서 파일을 받으면 일일이 구글 드라이브에 정리하기가 귀찮았죠. 그래서 이메일에서 받은 첨부 파일을 자동으로 구글 드라이브에 저장하게 만들었습니다.
제가 한 번이라도 메일을 보낸 사람과 메일을 주고 받을 때, 상대방에 저에게 첨부 파일을 보내면 자동으로 ‘발신자명/발신자 메일주소'로 폴더가 생성되고, 이 폴더안에 첨부 파일이 저장됩니다. 제가 이메일을 보낸 사람이면 발신자이름이나 메일 도메인으로 누구인지 유추할 수 있기 때문에 구글 드라이브에서 기존에 정리하고 있던 폴더를 검색 후 바로 저장할 수 있는 거죠.”
“노션 책은 한 권만 집필했습니다. 제가 작성한 책은 국내에서 딱 2명 있는 노션 공식 컨설턴트 2명이 공동 집필한 책이에요. 게다가 세계 최초, 종이로 정식 출판된 가이드북이며, 뉴욕타임즈에도 소개된 가이드북이죠. 대부분 최초, 또는 최고의 타이틀을 가지고 있습니다. 최근에는 2023 교보문고 상반기 IT활용서 부문 결산에서 가장 많이 판매된 책으로 1등을 차지하기도 했고요. 차별점은 수학의 정석 같은 책입니다. 지금은 노션 책이 시중에 많이 나와 있지만 제가 작성할 때는 노션 책이 없었거든요. 그래서 가장 쉽게, 기본 기능들을 익히고, 기본 기능을 이용해 더 효과적으로 노션을 배울 수 있도록 작성했습니다. 처음 노션을 배울 때는 단지 도구일 뿐이기 떄문에 기초 기능을 익히는게 중요합니다. 기능을 어느정도 익히고 나야 자기만의 사례가 제대로 나오기 때문이죠. 그래서 처음 노션을 접하는 분들이라면 제 책이 적합합니다. 기본 기능을 빠짐없이 구성했거든요.”
노션 사용 관련해서 진입장벽을 느끼시는 분들에게 어떤 조언을 해주실 수 있을까요?
“정말 많은 분들이 질문을 해주시는데요. 요즘엔 콘텐츠가 워낙 다양하고 많이 나와 있어서 쉽게 정보를 구할 수 있습니다. ’나 이제 노션을 써보고 싶어‘라는 마음을 먹었다면, 가장 먼저 추천드리는 활동은 유튜브에서 우선 탐색을 해보는 거예요. 유튜브에서 본인이 사용하고 싶은 노션 사용법을 검색하거나, 어떻게 써야할지 모르겠다면 다른 사람들이 노션을 어떻게 사용하는지 먼저 살펴보는 것이 최우선 활동입니다. 어떻게 쓰는건지, 어떻게 써야하는건지 아무것도 모르는 상황에서 노션을 켜면 하얀 페이지만큼 본인의 머릿속도 하얘질거예요. 그래서 유튜브 영상을 통해, 또는 이미 잘 사용하고 있는 지인이 있다면 그 지인을 통해 내가 사용할 수 있는 노션 사례는 무엇인지 먼저 찾아보는 거죠. 유튜브에서 sireal을 검색하시면 많은 사례를 보실 수 있습니다. 내가 노션으로 무엇을 해야할지 정하셨다면 그걸 하기 위해 바로 노션을 켜는게 아니라, 그 용도로 사용하고 있는 다른 유튜버를 찾아보세요. 예를 들어서 유튜브를 둘러보다가 Sireal 채널에서 노션으로 프로젝트 관리하는 방법을 보셨다면, 다른 프로젝트 관리 방법을 찾아보는 겁니다. 같은 유튜버의 다른 영상을 보셔도 되지만, 다른 유튜버의 프로젝트 관리 방법 영상을 보시는 걸 추천드려요. 제가 국내에서 손에 꼽히는 노션 공식 컨설턴트라고 해서 제가 사용하는 방식이 정답이라고 할 수 없듯이 다양한 사례가 있기 때문에 다른 사람들은 어떻게 쓰는지 사례를 많이 보시는게 중요해요. 그 다음에는 사용하고 싶은 목적의 템플릿을 찾아봅니다. 노션은 템플릿 시장이 열려있어요. 제가 최초로 템플릿을 판매하기 위해 꽤 많은 노력을 기울였는데 요즘에는 크몽, 크티, 텀블벅, 와디즈 등 다양한 곳에서 템플릿 판매를 하고 있더라고요. 내가 사용하고 싶은 목적의 템플릿을 찾아서 사용해보면 어느정도 사용법을 익히기도 하고, 노션이 뭔지 감도 오고, 조금만 바꾸면 더 편해질 것 같은데? 하는 욕심이 올 것입니다. 그때부터 노션 사용법을 조금씩 공부하기 시작하면 예상보다 빠르게 노션을 배울 수 있습니다. 이 시점 즈음에 제 책을 보면 기본 개념을 정리하는 식으로 넘기면서 빠르게 훑고 부족한 지식들을 모두 채울 수 있게 되죠. ‘노션의 정석' 책이 힘을 발휘할 것입니다.’”
“협업툴 컨설팅 회사를 만드는게 꿈입니다. 노션은 기본이고, 많은 협업 도구와 생산성 도구, 업무 자동화 등 기술들을 보유해서 조직과 구성원의 특성에 적합한 협업 도구, 업무 방식을 추천하여 최적화시키고, 불필요한 시간까지 모두 제거하여 본업에 집중할 수 있게 하고 싶어요. 조직과 업무 방식에 대한 공부를 조금 더 하기 위해 대학원을 가고 싶은 생각도 있습니다.”
마지막으로 독자들에게 전하고자 하는 메시지가 있다면.
“노션은 업무뿐만 아니라 개인 생활에서도 활용할 수 있는 범용적인 도구입니다. 노션을 활용하여 자신의 생각과 아이디어를 정리하고, 효율적으로 관리한다면 여러분들의 삶을 더 풍요롭게 만들어줄 것입니다. 노션을 잘 활용하여 생산성을 향상시키고 자신의 것으로 만들어 나가기를 응원합니다.”
jinho2323@hankyung.com
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