[생산성 높이는 50가지 방법④]정말 긴급한 용무는 전화로 온다

[커버스토리 = 주 52시간 근로시대, 생산성 높이는 50가지 방법]
-이 대리가 꼭 알아야 할 생산성 높이는 20가지 방법 PART2 '몰입과 집중'

[한경비즈니스=김정우 기자] 직장인들에게 “오늘 하루 회사에서 온전히 업무에만 매진한 시간이 얼마나 되느냐”고 물으면 어떤 답변이 돌아올까. 만약 업무 시간이 10시간이었다고 가정한다면 아마 3~4시간 정도는 동료들과 수다를 떨거나 인터넷의 바다에 빠져 허투루 시간을 보냈다고 고백하는 이들이 대부분일 것이다.

이처럼 많은 직장인들은 산만하게 긴 하루를 보낸다. 하지만 이제 노동시간이 단축된 만큼 보다 짧은 시간 동안 집중해 일하는 근무 방식으로의 전환이 절실한 때다. 어떻게 하면 집중과 몰입을 통해 ‘딥 워크’를 가능하게 할 수 있을까.
1.커피 값 절약하다 생산성도 낮아진다
일부 직장인들은 ‘티끌 모아 태산’이라며 커피 값을 아끼기 위한 노력을 기울인다. 다만 이런 절약이 생산성을 저해하는 요소가 될 수도 있다는 점을 기억하자. 개인마다 차이가 있겠지만 어떤 직장인들에게는 커피가 업무에 집중할 수 있도록 하는 보조 수단이 될 수도 있다.

커피를 마셔야 충분히 몰입할 수 있는 습관이 밴 직장인들에게 커피 한잔의 여유는 반드시 필요한 사치라는 얘기다. 비단 커피뿐만 아니라 탄산음료·초콜릿·사탕 같은 간식이 생산성을 높이기 위한 보조 수단이 될 수 있다. 만약 자신이 이와 같은 보조 수단이 있어야 업무에 더욱 집중할 수 있는 유형이라면 여기에 투자한다는 생각으로 돈을 쓰도록 하자.
▶커피와 같은 보조 수단이 업무 집중에 도움이 된다면 미래에 투자한다는 개념으로 즐기도록 하자.
2. 실시간 검색어 보지 않기에 도전하자
과도한 인터넷 서핑도 업무에 집중하지 못하게 만드는 걸림돌로 작용한다. 인터넷은 유혹 그 자체다. 업무상 도움을 받기 위해 정보 검색을 하다가도 자연스럽게 실시간 검색어에 눈이 가게 되고 무의식적으로 클릭하게 된다. 업무와는 전혀 무관한 여러 자극적인 정보들을 보다 보면 어느새 한 시간이 훌쩍 지나가 버리기 일쑤다.

이를 방지하기 위해선 무엇보다 ‘의지’가 중요하다. 자기가 검색하거나 클릭하는 정보가 과연 지금 당장 자신에게 필요한 것인지, 업무에 방해되지는 않는지 끊임없이 되묻는 습관을 기른다면 과도한 인터넷 사용에 따른 시간 낭비를 어느 정도 막을 수 있다.
▶공허한 정보들을 검색하는 시간만 줄여도 업무 생산성을 크게 높일 수 있다.
3. SNS 중독은 업무의 가장 큰 적
소셜 네트워크 서비스(SNS)는 인터넷보다 중독성이 강하다. 업무를 방해하는 최대의 적이라는 말까지 나올 정도로 한 번 들어가면 빼앗기는 시간이 많다. 지인들의 SNS를 살펴보다 보면 어느덧 업무가 뒷전이 된 채 전혀 모르는 타인의 SNS에까지 들어가 들여다보고 있는 자신을 발견할 수 있다.

개인의 노력을 통해 SNS 사용을 퇴근 후와 같은 스스로 정한 시간에만 하도록 규칙을 정해야 한다. SNS는 한번 빠지면 다시 업무에 돌아오기 쉽지 않은 만큼 휴게 시간에 이를 보는 것도 자제하는 것이 좋다. 만약 SNS 중독이 심각한 수준이라고 판단된다면 일시적인 탈퇴까지 고려할 필요가 있다.
▶업무에 몰입하는 능력을 기르기 위해선 SNS와 같은 자극제에 빼앗긴 시간에 대한 통제권을 찾아오는 것이 중요하다.
4. 정말 긴급한 용무는 전화로 온다
메신저를 이용한 채팅 역시 업무에 몰입하는 것을 방해한다. 업무보다 업무 외적인 용도로 사용될 때가 더 많기 때문이다. 메신저 채팅 목록을 살펴보면 지인들과의 안부 또는 직장 동료들과 나누는 시시콜콜한 대화들이 업무상의 대화보다 훨씬 많은 자리를 차지하고 있는 것을 확인할 수 있을 것이다.

많은 직장인들이 메신저를 통해 메시지가 도착하면 컴퓨터나 노트북 화면을 통해 그 내용이 뜨거나 알려주도록 기능을 설정하고 있는데 이를 바꿔볼 필요가 있다. ‘급한 메시지를 놓치면 어떻게 하느냐’고 반문할 수도 있지만 정말로 긴급한 일이 있으면 메시지가 아닌 전화가 전달 수단이 된다는 사실을 잊지 말자.
▶집중적으로 업무를 하는 동안에는 컴퓨터 창에 새로운 메시지 도착 알림 기능이 뜨지 않도록 설정하자.
5. 필요하다면 오늘 할 일을 내일로 미루자
아무리 뛰어난 달리기 선수라고 해도 계속 전력질주하는 것은 불가능하다. 마찬가지로 직장인들도 업무에 집중할 수 있는 시간이 제한적이다. 저마다 차이가 있지만 오랜 시간 업무를 집중해 하다 보면 어느 순간 머리 회전이 둔해지고 일도 더 이상 진척되지 않는다. 이때는 일을 멈추고 온전히 휴식에 집중해야 한다.

그 시간은 지친 몸의 재충전은 물론 더욱 창의력을 발휘할 수 있는 밑거름이 되기 때문이다. 많은 사람들이 이를 간과하고 퇴근 후 집에서도 업무를 보는 일이 빈번하다. 하지만 그 결과가 어땠는지 한 번 생각해 보자. 이미 떨어진 집중력과 체력으로 일하려고 해봤자 크게 도움이 되지 않는다. 이때는 과감하게 오늘 할 일을 내일로 미루는 용단을 내려야 한다.
▶일을 다음날로 미뤄야 때로는 더 좋은 결과가 나올 수 있다.
6. 집중하기 위해 잠깐이라도 놀아보자
만약 업무 중 약간의 피로감이 온다면 자신만의 방법으로 일에 다시 집중할 수 있는 계기를 마련할 필요가 있다. 자신의 취향에 따라 가벼운 볼거리나 오락거리를 준비하는 것도 방법이다. 생각 없이 할 수 있는 간단한 게임이나 그동안 찍었던 여행 사진 등을 훑어보는 것도 좋다.

이런 잠깐의 휴식은 다시 새로운 기분으로 업무에 집중하도록 도와주는 역할을 한다. 단 여기에도 주의해야 할 부분이 있다. 빠르게 업무로 돌아갈 수 있는 것들이어야 한다. 인터넷이나 SNS처럼 순간적으로 깊게 빠져들 수 있는 것들은 되도록 피하자.
▶가벼운 볼거리나 오락거리를 통해 다시 집중할 수 있는 계기를 마련하도록 하자.
7. ‘걱정 리스트’를 작성하면 걱정의 양이 준다
걱정이 없는 직장인은 없다. 상사나 동료와의 관계부터 시작해 거래처와의 갈등 등 다양한 업무상의 문제들이 존재한다. 집에 돌아와서도 가족과의 문제 등이 끊임없이 이어진다. 이런 걱정은 업무 집중에 방해가 될 수밖에 없다. 이럴 땐 자신의 걱정들을 하나씩 구체적으로 끄집어내 정리해 볼 필요가 있다.

그러다 보면 어떤 걱정들은 별것 아닌 것처럼 느껴진다. ‘내가 왜 이걸 마음에 담고 있었을까’라는 생각이 들며 자연스럽게 접어둘 수 있다. 그만큼 걱정의 양을 줄일 수 있고 업무에 집중하는 계기를 만들어 낼 수 있다.
▶고민들이 쌓이면 업무 생산성이 낮아지기 마련이다. 고민 리스트를 정리하고 고민의 양을 줄여보자.
8. 부정적인 동료와 어울리면 불평만 는다
항상 회사에 대한 불평이나 직장 상사 또는 동료에 대한 험담을 늘어놓는 사람과 어울리다 보면 긍정적이었던 사람도 부정적인 사고방식이 머릿속에 스며들기 마련이다. 자신도 모르게 상사의 지시에 반기를 들게 되고 이런 감정들이 축적되다 보면 자연스럽게 회사에 대한 불만으로까지 이어질 수 있다.

이 같은 마음속 불만 역시 업무 효율성에 큰 지장을 주기 마련이다. 직장 생활을 하면서 성공을 원한다면 긍정적인 사고를 바탕으로 철저한 자기 관리와 계획을 가진 이들과 어울려야 한다. 그래야 그런 사람들을 보고 배우며 업무 능력을 발전시킬 수 있다.
▶긍정적인 사람들과 어울리면 자연스럽게 불만도 줄어드는 자신을 발견할 수 있다.

9. 마음을 터놓을 수 있는 동료가 필요하다
탁월한 업무 능력으로 회사에서 인정받았다고 해서 누구나 행복하지는 않다. 업무에 대한 성취감이 모든 걸 채워주지는 않기 때문이다. 자신이 속한 조직 내에 마음을 터놓을 수 있는 친한 사람이 없으면 고립되고 외로워지기 마련이다. 당장에는 업무에 큰 영향을 주지 않더라도 장기적으로는 나쁜 영향을 미칠 수 있다.

따라서 조직 내에서 함께 공감하고 업무에 대한 고민을 나눌 수 있는 상사나 동료가 행복한 직장 생활을 위해 반드시 필요하다. 마음이 맞는 상사 또는 동료와 함께 일하고 경쟁하며 성장하는 것은 직장 생활을 계속 이어 갈 수 있는 이유이자 활력소다.
▶자신이 속한 조직에서 마음이 통하는 동료를 찾는 것도 생산성을 높이는 비결이다.
10. 때로는 이직이 답일 수도 있다
직장인들은 항상 자신의 강점이 현재 속한 조직 내에서 잘 발현되고 있는지 점검해야 한다. 아무리 개인이 가지고 있는 능력이 뛰어나도 회사 업무 자체가 그 능력을 쓰기 위한 여건을 갖추고 있지 않다면 무용지물이다. 자신의 강점을 발휘하지 못하니 당연히 업무 생산성도 떨어질 수밖에 없다.

이때는 과감하게 이직을 고려해 봐야 한다. 회사에서 능력을 인정받고 있고 조직원들과의 사이가 원만함에도 불구하고 행복하지 않다고 느낄 때도 마찬가지다. 자신도 모르게 어느 순간 열정이 식어버린 채 ‘고인 물’이 돼 버렸을 가능성이 높다. 이직을 통해 다시 한 번 새롭게 마음을 다지는 것이 경력 관리 차원에서 현명한 선택일 수 있다.
▶이직을 선택하는 것도 경력을 관리하는 좋은 방법 중 하나다.

*참고 서적‘나는 4시간만 일한다(다른상상)’·‘유니크 유니클로(쌤앤파커스)’·‘딥 워크(민음사)’, ‘성실함의 배신(홍익출판사)’·‘시간관리 혁명(예인)’·‘일만 하지 않습니다(한국경제신문)’·‘왜 출근하는가(21세기북스)’
enyou@hankyung.com

['주52시간 근로시대, 생산성 높이는 50가지 방법 커버스토리 기사 인덱스] -직장인, 비효율적 업무에 하루 2시간 30분 '낭비'-주52시간 시대, 생산성 높이는 50가지 방법①:팀원 간 물리적 거리를 좁혀라-주52시간 시대, 생산성 높이는 50가지 방법②:‘피드백 근육’을 키워라 -주52시간 시대, 생산성 높이는 50가지 방법③:조직도를 뚫어지게 쳐다보자-주52시간 시대, 생산성 높이는 50가지 방법④:정말 긴급한 용무는 전화로 온다-'업무 커뮤니케이션의 해결사' 베스트 협업 툴 7선
[본 기사는 한경비즈니스 제 1184호(2018.08.06 ~ 2018.08.12) 기사입니다.]