화상회의 시스템 판매위해 각종

회의가 없는 조직은 없다. 어떤 형태로든 반드시 회의를 하게 된다.그러나 회의가 많다고 능률이 오르는 것은 아니다. 회의할 때 엉뚱한 이야기만 하고 끝내는 경우가 많기 때문이다. 회의에 관한 문제를 다루는 3M의 미팅네트워크사이트에 있는 자료에 의하면 보통업무시간의 25~60%를 회의에 투입하는데 이중 절반은 전혀 비생산적인데 허비하고 25%가량은 이슈와는 상관없는 주제로 낭비하고있다.그런데 회의시간은 줄어들 기미를 보이지 않는다. 오히려 늘고 있다는 조사도 있다. 팀조직의 등장과 중간관리자의 퇴조로 더 많은회의시간이 필요하게 됐다. 회의가 조직내 의사소통창구로 자리잡기 시작한 것이다. 미국의 경우 1981년에서 1995년 사이에 회의빈도는 일주일에 7회에서 10회로 늘었다. 그러나 회의가 많아지고 길어지면 길어질수록 의견을 모으고 결정을 내리는 일이 점점 더 어려워진다. 그만큼 생산성은 떨어지고 직원들의 불만만 늘게 된다.그렇다고 회의를 필요악으로 간주하며 회의에 관한 비능률을 방치할 수도 없는 노릇이다. 회의는 제대로만 하면 일상의 근무 시간중에서도 가장 생산적인 과정이 될수 있기 때문이다. 회의는 제품개발과 마케팅 프로그램개발 등 주로 부서간의 팀웍에 의존하는 분야에서 점점 더 중요해지고 있다.3M은 회의를 잘 활용하는 회사 중 하나다. 또한 회의가 상당히 많다. 3M은 미네소타채광공업회사(Minesota Mining &Manufacturing company)의 약어다. 그런데 이중 Mining을Meeting으로 바꿔 미네소타회의제조회사라고 부르기도 한다. 그만큼 회의가 잦다는 것이다. 회의에 대해 3M직원들의 대답은 한결같다. 『어휴 정말 회의가 많은 회사예요.』3M 나름대로 회의를 통해 아이디어를 도출하고 합의하는 노하우를축적하고 있다. 그런데 최근 3M이 회의문화를 상품화했다. 3M의웹사이트(www.3m.com)에 접속하면 신상품 소개란 중 「3M 첨단회의 솔루션(AMS;Advanced Meeting Solution)」항목이 있다. 화상, 데이터, 음성 통신 등을 통해 원격지에 떨어진 사람과도 원활하게 회의를 할수 있도록 하는 시스템이다. 그런데 화면 왼쪽 하단을보면 상품소개만 있는 게 아니다. 「3M미팅네트워크」란 메뉴가있다.이곳은 3M이 잦은 회의를 통해 축적한 노하우를 공개하는 곳이다.효율적으로 회의하는 방법, 회의에 얽힌 내용은 문제를 상담하는곳, 성공적으로 회의를 마친 사례, 악몽과도 같은 회의사례, 참고서적 안내 등이 있다. 참석인원 예산 등을 입력하면 회의분위기 기자재 등에 대한 조언메뉴도 있다. 회의에 관한 성공사례와 악몽과도같은 사례도 매달 한가지씩 골라 소개한다. 아무나 응모할 수 있게돼 있는데 당선되면 1백달러의 상금도 있다. 효율적으로 회의하는법은 한국어를 포함, 7개국어로 번역돼 있다.그러나 회의에 관해 3M이 정작 팔고자 하는 상품은 화상회의 시스템인 VCS3000, 그림이나 스프레드시트 등의 데이터를 원격지의 상대방과 공유하며 통신할 수 있는 데이터회의시스템DCS3000, 최고40명까지 동시 통화가 가능한 음성회의시스템 ACS3000, 회의내용을 그대로 PC에 저장할 수 있는 아이디어보드 IB3000등 네가지 하드웨어다. 이 하드웨어를 팔기 위해 회의를 잘할 수 있는 방법을소개한 것이다. 다만 마케팅 포인트를 단지 「좋은 기계」를 알리는데 국한하지 않고 이들 기계를 이용해 효율적인 회의문화를 만드는데 맞춘 것이다.영상회의시스템은 ISDN선을 이용해 초당 30프레임의 화상을 주고받을 수 있다. H320, H263, G722 등 주요 산업표준을 모두 지원해다른 공급업체의 장비와 문제없이 호환된다. 또한 카메라에 자동음성추적장치가 있어 카메라가 발언자를 따라다닌다.데이터회의시스템으로 여러 지역에 위치한 사람들을 연결해 회의참가자들이 같은 자료를 함께 검토할 수 있다. 홍콩사무소와 서울사무소에 있는 사람이 상품 디자인에 관해 회의를 할 경우 홍콩사무소에서 수정하는 디자인변경안이 서울사무소에서도 그대로 수정되는 모습을 볼 수 있다.음성회의시스템은 여러명이 동시에 이야기를 해도 내장된 컴퓨터가음성패턴을 구분해 회의를 진행할 수 있게 해준다.아이디어보드는 보드에 기록한 내용을 자동으로 PC에 저장할 수있는 장치다. 회의 내용이 그대로 저장되기 때문에 참가자들은 메모하는데 신경 쓰지 않아도 된다. 전용펜을 이용해 도자기재실의보드에 기록하면 회의내용이 PC에 저장된다. 이렇게 저장된 내용은 인쇄하거나 전자우편이나 인터넷에 올려 회의 참가자들에게제공할 수 있다.★ 효율적인 10가지 회의방법1. 회의의 목적을 명확하게 해 모든 참석자들이 알고 이해할 수있게 한다.2. 회의의 목표와 원하는 결과를 명확히 한다. 목적 달성을 위해만들어진 회의록을 사용하여 회의 전에 회람한다. 회의록은 목표에관련된 사항만을 담고 있어야 한다. 각각의 회의록에 시간을 할당하여 토의를 관리할 수 있도록 한다.3. 회의를 시작하면서 참석자들과 간단하게 회의록에 대해 검토한다. 필요하다면 새롭고 적절한 사항을 받아들여 수정할 수 있다.4. 회의를 90분으로 제한하거나 또는 휴식 시간을 할당한다.5. 회의에 필요하거나 회의 결과에 영향을 미치는 사람만을 참석시킨다. 다른 사람이 회의 결과에 대해 알고자 한다면, 그들을 참석시키는 대신 회의의 중요 사항을 요약한 인쇄물을 나누어 준다.6. 각 사항에 대해 할당된 시간에 주목하면서 회의를 계획대로 진행한다. 『좋습니다. 이 안건에 대해 남은 5분 동안 결론을 내리도록 하겠습니다.』와 같이 토의에 대한 마감 시간을 정하면 참석자들이 회의에 집중하는데 도움이 된다.7. 가능하면 시각적인 보조 자료를 이용한다. 또한 시각적 보조 자료에 명확함과 색채감을 준다. 시각 자료를 사용하면 발표가 43%이상 효과적이라는 연구결과가 있다.8. 참석자들이 그들 각각의 역할을 이해하고 회의에 임할 준비가된 상태에서 회의에 참석하게 한다.9. 회의가 끝날 때쯤 의장이 회의의 내용을 정리한다. 결정된 조치에 대한 내용과 미결된 사안들 뿐만 아니라 회의하는 동안에 결정된 사항을 알수 있다.10. 결정된 사항과 조치 및 미결된 사안에 대한 리스트가 들어 있는 회의 보고서를 24시간 내에 필요한 사람들에게 보낸다. 회의 결과와 미래의 조치에 대해 분명히 인식시킬 수 있다.