인트라넷 통한 직원간 정보 교류, 인적 자산 최적화 통한 핵심 역량 강화

인터넷은 기업 내부의 업무 효율성을 높이는데도 도움을 준다. 기업의 내부 업무에 초점을 둔 인터넷 활용은 인트라넷(Intranet)이라고 불린다. 인트라넷은 기업 외부의 파트너와 소비자까지 포괄하는 전자상거래보다 잠재적인 효과나 시장성은 작지만 전자상거래에 대해 소중한 경험의 기회를 부여한다. 인터넷을 기업 내부의 운영 효율성을 높이기 위해 활용할 때 가장 기본적인 단계는 사내 홍보다.이미 국내의 많은 기업들은 새로운 정책이나 제도를 전직원에게 효과적으로 홍보하기 위해 인트라넷을 이용하고 있다. 홍보의 다음 단계는 인터넷을 통해 직원 상호간에 정보를 교환함으로써 인터넷을 지식 경영에 대한 지원 체계로 활용하는 것이다.일례로 미국의 한 보험회사는 인터넷을 본사와 보험 대행사 사이에 상호 협력적인 지식 교환의 장으로 활용하고 있다. 이 회사는 지식 경영 인프라를 이용해 직원들에게 다음과 같은 정보를 서로 교환하도록 했다. △시장 및 경쟁사 정보 △그 날의 소식 및 최신 산업 동향 △사내의 새로운 업무 △각종 회의와 회의 운영안 △각종 인사 정책 △사내 도서관 운영 △주요 주식 가격 안내 △직원을 위한 탁아 시설 정보 △개인의 능력 개발을 위한 정보. 인터넷을 통해 이런 정보를 상호 교환하게 함으로써 이 보험회사는 전국에 분산돼 있는 각 직원들에게 신속하고 효과적인 정보 교환의 수단을 제공할 수 있었고 직원들은 인터넷을 통해 얻은 정보를 토대로 고객들의 요구에 일관되고 신속하게 대응, 시장점유율을 늘리고 새로운 고객군을 확보하는데 도움을 얻을 수 있었다.인터넷을 이용해 기업의 효율성을 높일 수 있는 방안 중에서 가장 발전된 형태는 직원들이 필요로 하는 각종 인사 정보를 인터넷을 통해 전달하고 회사가 요구하는 정보도 전직원이 곧바로 담당자에게 전달할 수 있는, 컴퓨터와 기업의 기간 시스템이 연결된 전자 인사시스템(eHR: Internet based human resource management system)의 구현이다.◆ 인터넷 등 시스템 통해 서비스 분류기업의 인사 관련 업무는 채용에서부터 퇴직에 이르기까지의 인사 관리 업무와 직원들을 기업의 요구에 맞게 양성하는 인재 개발 업무로 크게 구분할 수 있다. 기업의 인사 관련 업무를 분석해보면 약 80%는 인사 관리를 위한 행정적인 업무이다. 그러나 앞으로는 기업의 핵심 역량이 유형 자산에서 기업내 보유 기술이나 지식, 인지도 등과 같은 무형 자산으로 변화되고 이런 무형 자산을 실행하는 주체인 인재에 대한 중요성이 강조되고 있어 인사 부서의 업무도 인재를 채용하고 이들에게 기업이 요구하는 능력을 개발하게 하며 직원들에게 맞는 직무 및 직책을 적절히 배치하는 전략적인 업무로 변화돼야 한다.현재 인사 관련 업무에서 제기되는 문제는 다음의 세가지이다. △인사 관련 업무 중 일상적인 행정 업무에서 원가 절감 실현 △일반 직원 및 관리자들이 인사에 관련된 본인 업무를 직접 실행하도록 권한 위양 △기업의 전략적인 요구에 부합하는 업무에 전념할 수 있도록 하는 인사 조직의 능력 배양.전자 인사시스템은 이런 3가지의 목표를 시행하기 위한 실제적인 대안으로 여겨진다. 전자 인사시스템은 인터넷을 기반으로 하지만 통합 음성 응답기(IVR:Interactive Voice Response) 인사 서비스센터 (HR Service Center)등을 활용해 전세계 어디서나 인사 관련 정보를 취합, 분리, 분석할 수 있도록 하는 시스템이다.직원들이 특정한 인사 서비스를 필요로 할 때 전자 인사시스템이 어떻게 이용되는지는 <표1 designtimesp=18546>에 나타나 있다. 일반적으로 직원들이 인사와 관련해 문의하거나 서비스를 요청하면 인사부서에서는 자동 음성 응답기나 사내 전자우편을 통해 접수하고 접수된 내용을 확인한 후 적절한 조치를 취한다. 전자 인사시스템은 인사 담당자에게 들어오는 무차별적인 각종 요청을 적절한 필터(여과 장치)를 이용해 처리할 수 있도록 한다.우선 단순한 정보 문의나 각 직원의 신상 정보 변동, 복리제도 운영 사항, 급여와 관련된 인사 행정 정보 등은 인트라넷이나 통합 음성 응답기 등을 통해 자동적으로 처리될 수 있다. 이런 장치를 기술 필터(Technology Filter)라고 하며 전체 서비스 요청 중 80% 이상이 이 필터로 해결된다. 실제로 인텔 및 마이크로소프트는 기술 필터를 통해 인사 관련 서비스의 90% 이상을 해결하고 있다.기술 필터로 해결이 불가능한 서비스 요청 사항은 인사 서비스센터로 연결된다. 서비스센터내 담당자는 각종 사례를 조회, 각 요청 사항을 해결하고 자체적으로 해결하기 어려운 문제는 특별 사례로 분류, 인사 전문가에게 의뢰한다. 특별 사례로 분류되는 경우는 서비스센터내에서 운영되는 지원 시스템의 완성도에 따라서 달라지긴 하지만 대략 전체 서비스 요청의 4∼5% 정도이다. 서비스센터를 통한 서비스 요청 여과를 하이터치(High Touch) 필터라고 한다.◆ 인사부의 전략 기능 강화 계기인사 전문가는 요청된 특별 사례에 대해 해결책을 도출하고 이 서비스를 요청한 직원에게 회신하며 서비스센터의 지원 시스템을 갱신하는 작업을 한다. 이런 작업을 해결 필터(Resolution Filter)라고 하며 전체 서비스 요청 중 1% 미만이 기존 정책 및 업무 수행 과정을 수정하거나 갱신하는 특별 사례가 된다. 인사부서는 이런 사항에 대해 해당 부서 책임자와 지속적으로 의견을 교환, 해결책을 도출하고 이를 다시 사내에 홍보한다.이런 전자 인사시스템이 구현되면 사내 직원들은 자신과 관련된 정보를 스스로 파악, 관리할 수 있게 되고 하이터치 필터를 통해 신속하고 정확한 인사 서비스를 받을 수 있게 된다. 이를 통해 사내 직원들의 인사 업무 서비스에 대한 만족도가 높아지며 서비스를 받는 시간도 단축된다. 인사 부서도 일상적인 업무에서 벗어나 부가 가치가 높은 업무에 전념할 수 있게됨으로써 업무의 원가 절감, 직무 만족도 향상, 정보 처리 비용 감소, 데이터의 품질 향상 등의 효과를 거둘 수 있게 된다. 전자 인사 시스템을 통해 인사 부서는 단순한 급여 및 인사 자료 관리 부서에서 업무에 도움을 주는 파트너로 역할이 격상돼 적절한 인재 배치 및 채용, 직원들의 역량 강화, 인재 관리, 변화에 능동적인 유연한 조직 개발 등으로 업무가 전환되는 것이다.한 컴퓨터 및 계측기 제조회사는 이런 전자 인사관리를 통해 회사의 각종 행사 홍보 및 후생복리 업무, 경비 보고 등을 처리하고 영업 관련 수당 및 제품과 가격 정보를 지속적으로 영업 사원에게 전달한 결과 영업 생산성이 20% 향상됐다. 또한 일반 사원의 퇴직률도 줄어들었다.기업은 전자 인사 시스템을 통해 전자상거래에 대해 한단계 발전된 능력을 갖추게 된다. 인사 업무의 성과 최적화 및 효과적인 인재 관리, 사내 직원들에 대한 적극적이고 자발적인 정보 접근 및 관리 기능 부여 등을 통해 전자상거래에 충분히 대처할 수 있는 기업으로 준비할 수 있는 것이다.앤더슨컨설팅은 전자 인사시스템 구현 정도를 <표2 designtimesp=18563>와 같은 5단계로 구분하고 기업의 현재 역량 및 변화 수용 능력을 고려해 적절한 구현 계획을 정의, 지원하고 있다. 어떤 단계와 순서로 전자 인사시스템을 구축해야 하는지는 각 기업의 역량 및 전략에 따라 달라지지만 궁극적으로 도달해야 하는 모습은 인적 자산의 최적화를 통해 기업의 핵심 역량을 갖추는 마지막 5단계이다.