수많은 청중 앞에서 스티브 잡스처럼 멋지게 발표하는 모습, 누구나 한 번쯤은 해보았을 법한 상상이다. 하지만 현실에는 무대에만 나가면 머리가 하얗지는 ‘백지형’, 목소리가 떨리는 것도 모자라 마이크나 대본을 든 손마저 바르르 떠는 ‘진동벨형’ 등, 다양한 유형의 발표 공포증을 앓고 있는 이들이 존재한다. 멋진 프레젠테이션 발표를 꿈꾸는 이들이라면, 반드시 확인해보아야 할 프레젠테이션의 모든 것을 '시선을 사로잡는 탑 프레젠테이션 디자인' 저자 석우성 씨에게 물었다.
<제작 편>
프레젠테이션 구성은 어떻게 하는 것이 좋나?
3P(Purpose, People, Place) 분석, KISS(Keep It simple & Short) & KILL(Keep it large & legible) 등의 법칙 중에서 본인의 발표 내용과 맞는 방법을 찾아야 한다. 가령, 엔지니어 앞에서 기술적인 이야기를 해야 한다면, KISS & KILL 법칙은 호응이 떨어진다. 구성에 답이 있다고 믿고 따라 해도 평가자나 의사 결정권자에 취향에 맞지 않는다면 의미가 없기 때문이다.
분량은 어느 정도가 효과적인가?
제출하거나 보고서가 아닌 프레젠테이션의 전체 페이지는 마음대로 해도 된다. 중요한 건 발표 시간이다. 보통 한 장당 30초에서 1분 정도가 좋다. 하지만 이는 평균적인 시간이다. 사진 한 장으로 10분을 발표하거나, 30장으로 10분을 발표해도 상관은 없다. 발표하려는 목적에 맞게 자유롭게 조절해야 한다.
프레젠테이션 작성 시 첫 시작과 끝맺음으로 좋은 방식은?
처음은 ‘아이스 브레이킹’으로 시작해서, 끝으로는 프레젠테이션과 관련된 명언이나 격언 등으로 끝내는 것이 모범 답안이다. 하지만 무엇보다 중요한 것은 상대의 마음을 움직이는 프레젠테이션을 만드는 것이다. 그 대상에 따라 처음과 끝맺음 맞추는 것이 제일 좋다.
시각효과를 준다면 어떤 방식이 효과적인가?
프레젠테이션에서 시각자료는 보조 수단이다. 가장 중요한 건 발표자다. 발표자 중심의 프레젠테이션을 만들어야 한다. 시각효과보다는 발표자의 웃는 얼굴, 크게 열린 동작 등을 연습하길 권한다.
<발표 편>
많은 이들이 발표 내용을 무조건 외우고자 한다. 자연스러운 프레젠테이션을 위해 어떤 식으로 내용을 숙지해야 할까?
친구에게 이야기하듯 내용을 정리하면, 메시지 전달방식이 자연스러워진다. 본인이 발표하는 모습을 녹화한 후, 녹화된 내용을 보면서 외우는 것도 한 가지 방법이다. 인간은 시각적으로 더 많은 정보를 받아들이고, 더 오래 기억하기 때문이다. 각 슬라이드마다, 핵심 주제를 찾아 한마디로 정리하고, 정리된 키워드 중심의 단답형 문장으로 메모하고 숙지하는 것이 좋다. 준비된 스크립트를 모두 암기해서 전달하려 하면 여유가 없어지기 때문에 오히려 더 딱딱한 발표가 될 수 있다.
리허설은 어떤 방식으로 몇 회 정도 실시하는 것이 효과적일까?
리허설은 많이 하면 할수록 좋다. 과다한 리허설이라는 것은 존재하지 않는다. 계속 연습하길 권한다. 다만, 발표 전 시간적, 공간적 여유가 부족할 경우가 많아서 효과적으로 하고 싶다면 하루 전이나 발표 시작 몇 시간 전에 발표하는 장소에 가서 실제처럼 리허설 하는 것이 좋다. 이때, 본인의 발표를 평가하면서 지적해 줄 동료가 함께한다면 더욱 효과적이다. 리허설 시 본인이 발표하는 모습을 촬영한 후, 자세나 표정, 제스처가 어색하지 않는지 점검해봐라.
프레젠테이션 직전 떨려서 진정이 안 될 때 어떻게 마인드 컨트롤을 해야 할까?
프레젠테이션 직전 긴장되는 것은 자연스러운 것이다. 프레젠테이션을 두려워하는 건 대부분의 사람도 마찬가지다. 긴장되거나 두려워하는 것은 자연스러운 현상이라는 것을 인정하면 덜 신경 쓸 수 있다. 만족할 만큼의 리허설은 긴장감을 자신감으로 변화시킬 수 있다.
발표 장소에 일찍 가서 적응하는 것도 좋은 방법이다. 청중과 미리 인사 나누면서 이야기해 보면, 이야기가 잘 통하거나 긍정적인 신호를 보내주는 사람들이 있다. 청중들과 친해지면 친근한 얼굴을 보면서 발표하면 조금 더 편해질 수 있다.
발표 시간이 지나면 청중들의 주의가 산만해질 수가 있다. 이때 다시 한 번 청중의 주의와 호응을 끌어내기 위해선 어떻게 해야 할까?
프레젠테이션과 연관되는 유머를 준비해 두거나, 간단한 선물로 청중의 주의와 호응을 이끌 수 있다. 이때, 큰 동작과 같은 몸짓이나 청중의 박수를 유도하면 더욱 좋다. 또는, 발표 중에 화면을 잠시 검은색이나 흰색으로 가리고 프레젠테이션을 멈추면, 청중의 시선을 발표자에게로 모을 수 있다.
TIP> 파워포인트 슬라이드쇼 중에 B (블랙) 키나 W (화이트) 키를 누른다. 단 한글입력 상태일 경우 한?영키를 한 번 누르고 B, W 키를 누른다.
발표 중간 머릿속이 하얗지는 경우 때문에 고민하는 이들이 많다. 이럴 때 자연스럽게 대처하는 방법은 무엇일까?
처음부터 잘하는 사람은 없다. 나 역시 경험으로 해결했다. 발표 중간에 머리가 하얗지는 것은 경험이나 연습 부족일 경우가 많다. 연습할 때 막히는 부분은 발표할 때도 마찬가지니, 미리 대처 방안을 준비해 두자. 키워드 중심의 단어 카드라도 손에 준비되어 있으면, 머리가 하얘 지더라도 읽으면서 대처할 수 있다. 그리고 말을 천천히 하길 권한다. 긴장하거나 두렵게 되면 심장 박동 수와 함께 말이 빨라진다. 말이 빨라지면 다음에 이야기할 내용을 생각할 시간이 부족해지므로, 말을 천천히 하면서 다음 이야기를 생각해 두자.
말이 원래 빠른 사람일 경우 퍼즈(Pause)기법을 사용해 보자. 한 문장을 이야기하고 한 박자를 쉰 후 다음 문장을 이야기하는 방법인데, 한 박자를 쉴 때 다음에 이야기할 내용을 생각해 보는 방식이다. 방송 ‘그것이 알고 싶다’에서 김상중 씨의 ‘그런데 말입니다’하고 한 박자 쉬고 다음 멘트를 이야기하는 것이 바로 퍼즈 기법의 좋은 예라고 할 수 있다.
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