첨단 기술 활용한 발 빠른 정보 공유와 창의적 협업이 핵심
[한경비즈니스 칼럼 = 임철웅 IGM세계경영연구원 교수] 4차 산업혁명이라는 말을 들었을 때 어떤 이미지가 떠오를까. 아마 사람마다 머릿속에 떠오르는 것이 다를 것이다.
빅데이터나 인공지능(AI) 혹은 사물인터넷(IoT)과 같은 기술이 생각날 수도 있고 그런 기술들을 이용한 자율주행자동차나 스마트 팩토리와 같은 결과물 혹은 알파고·왓슨·테슬라 등 어디선가 들어본 고유명사들이 떠오를지도 모른다.
이런 생각들은 희망찬 기대나 막연한 공포를 불러온다. 그 이유는 이런 것들이 단지 생각에 머무르고 있기 때문이다. 4차 산업혁명을 일찍 대비하고 있는 이들은 이미 일하는 방법부터 바꾸기 시작했다.
그들은 새로운 기술에 놀라고 신기한 제품을 구매하는 데 그치지 않는다. 단지 리더십과 문화가 바뀌어야 한다는 말만 늘어놓지 않는다.
이들은 새로운 기술들을 적극적으로 수용해 훨씬 더 효율적으로 일하는 방법을 찾아내고 있다. 같은 사람들이 같은 일을 하는데 혁신적인 결과를 얻을 수 있다. 정말 매력적이지 않은가. 이것이 가능하려면 ‘소셜 테크놀로지’에 대한 이해가 필요하다.
◆ 모두가 정보 공유·협업하는 기술
‘소셜 테크놀로지’란 단어를 처음 접하는 이들은 대부분이 페이스북의 이야기를 담은 영화 ‘소셜 네트워크’를 떠올릴지 모른다. 그와 동시에 소셜 테크놀로지를 소셜 네트워크 서비스(SNS)를 통해 정보를 얻고 소통할 수 있는 기술이라고 오해할 수도 있다.
하지만 그것은 극히 일부일 뿐이다. 소셜 테크놀로지를 쉽게 이해하려면 다른 영화를 떠올려야 한다. 바로 ‘마션’이다.
이 영화에서 주인공은 혼자 화성에 고립된다. 그 안에서 감자 농사도 짓는 등 살아남기 위한 거의 모든 노력을 기울인다. 화성에 홀로 남은 한 명을 귀환시키기 위해 지구에 있는 모든 이들이 함께 노력한다.
이 과정에서 그들은 서로의 기술을 오픈하고 인프라를 공유한다. 또한 특별한 생각을 잡아내고 검증하고 함께 실현해 나간다. 전 지구인들이 함께 노력한다.
과거에 이런 일들을 상상이나 했을까. 이제는 소셜 테크놀로지가 이런 일을 현실화할 수 있다. 작은 조직부터 나아가 전 지구에 이르기까지 하나의 큰 목표를 이루기 위해 협업하는 기술. 그것이 바로 소셜 테크놀로지다.
좀 더 자세히 알아보자. 소셜 테크놀로지는 조직 내부 구성원들이 효율적 업무를 위해 교류하는 데 사용하는 기술이라고 정의된다. 궁극적으로 지연되는 것이 없는 기업을 만드는 것이 목표다.
즉, 아이디어의 수용과 실행 사이에 시간이 전혀 걸리지 않는 기업이 되는 것이다. 지금 화성에서 한 사람이 죽어가고 있을지 모르니 말이다.
과거에는 정보가 쉽게 공유될 수 없었다. 어딘가에서 병목이 생기거나 누군가(의도적이건 실수건) 왜곡하거나 선별해 공유할 수 있었다. 서류나 대면 회의 등 물리적으로만 정보를 공유했기 때문에 발생한 낭비였다.
이제 소셜 테크놀로지는 그런 낭비를 제거해야 한다. 그렇지 않으면 더 큰 낭비일 뿐이다. 이를 위해 소셜 테크놀로지는 다음의 세 가지 목표를 충족시켜야 한다.
첫째, 정보가 투명하게 공유될 수 있도록 해야 한다. 왜곡되거나 비합리적으로 정보가 선별되지 않아야 한다.
둘째, 신속한 의사결정을 할 수 있어야 한다. 이제는 빠른 공유가 아닌 동시 공유다. 의사결정의 목적과 조건이 명확하다면 정보의 공유와 함께 즉시 결정되는 것도 가능해야 한다.
셋째, 조직 내부를 긴밀히 연결해야 한다. 과거에는 커피 한 잔을 함께하거나 한 개비의 담배를 빌리며 조직원들이 긴밀히 연결되곤 했다. 하지만 이제는 기술이 모두를 공정하고 대등하게 이어줄 수 있다.
그러면 소셜 테크놀로지는 어떤 기능을 해야 할까. 실은 소셜 테크놀로지는 항상 우리 곁에 있었다. 예를 들어 사내 메신저나 에버노트, 구글 드라이브, 드롭박스 같은 협업 프로그램이나 스카이프 같이 화상회의를 할 수 있는 서비스들이 모두 소셜 테크놀로지다.
특히 소셜 테크놀로지의 기능들을 쉽게 이해하기 위해서는 대부분의 기업들이 사용하고 있는 그룹웨어의 기능들 세 가지를 떠올리면 된다.
첫째, 커뮤니케이션 기능이다. 메시지·파일·데이터·문서를 주고받게 해 정보를 공유할 수 있게 해주는 기능이다. e메일·팩스·음성메일 등이 포함된다.
둘째, 회의 기능이다. 상호 대화적 방식으로 정보 공유를 증진시키는 기능이다. 예전에는 반드시 같은 공간에 모여 회의를 했다면 지금은 대화방이나 전자 회의 시스템(EMS) 등이 사용되고 있다.
셋째, 협업 기능이다. 그룹 내의 활동을 관리하고 증진하는 기능이다. 과거에는 문서를 버전으로 관리하는 정도로 이뤄졌다. 지금은 협업을 돕는 다양한 기술과 서비스가 있다. 예를 들어 전자 캘린더, 프로젝트 관리 시스템, 업무 관리 시스템 등이 있다.
이 같은 소셜 테크놀로지의 기능들을 효율적으로 사용하면 정보 지연 제로(0) 기업이 될 수 있다. 이는 모든 직원들의 업무가 병목 없이 가치를 낼 수 있다는 얘기다.
단순히 새로운 기술을 쓰는 것은 업무에 큰 도움이 되지 않는다. 업무 효율을 위해서는 오히려 합리적인 방법이 필요하다. 따라서 합리적인 방법을 실현하기 위해 기술을 사용해야 한다.
예를 들어 문서로 공유해 하던 작업을 화상회의 솔루션을 도입했다고 해서 화상으로 회의를 하면 어떻게 될까. 당연히 회의를 하는 것보다 편하겠지만 하지 않아도 될 회의를 굳이 하게 되면 그만큼 생산성이 떨어진다.
업무의 연속성을 보장받지 못하게 된다. 새로운 기술로 옛날 방법을 되살리는 것이다. 이것은 새로운 기술을 도입할 때 항상 염두에 둬야 하는 부분이다. 새로운 기술이 있어도 새롭게 쓰려고 하지 않기 때문에 업무 효율성이 오르지 않는다면 너무 안타까운 일이다.
그러면 소셜 테크놀로지를 도입하기 위해 어떤 것을 고려해야 할까. 다음과 같은 질문을 던져보자. 이들은 최소한 고민해야 하는 것들이다. 소셜 테크놀로지의 활용은 그 조직의 업무와 창의적인 접근에 따라 무궁무진하다.
4차 산업혁명을 단순히 정의하자면 속도의 문제다. 기술적으로 속도가 빨라졌기 때문에 모든 것이 가능해졌다고 볼 수 있다. 속도가 늦다면 순식간에 뒤처질 것이다.
그리고 혼자서 할 수 있는 것은 거의 없다. 함께 빠르게 움직이려면 소셜 테크놀로지를 충분히 이해하고 활용해야 한다.
마지막으로 당신을 위해 세 가지 질문을 남겨둔다. 이 질문에 대한 대답을 통해 당신의 조직이 빨라지고 살아남을 수 있기를 바란다. 소셜 테크놀로지의 툴 중 어떤 것을 활용하고 있는가. 효과적으로 활용되는 것과 활용되지 못하는 툴은 무엇인가. 더 효율적으로 업무를 수행하기 위해 어떤 소셜 테크놀로지를 활용할 수 있는가.
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