하지만 2000년대 초반 ‘e메일’이 등장하면서 온라인을 기반으로 비즈니스의 형태가 변하기 시작했다. 그 후 네이트온과 MSN 등 실시간 메신저가 등장했다. 스마트폰의 도입으로 보급된 모바일 메신저도 한 축을 차지하게 됐다.
최근엔 이러한 기능을 총망라한 ‘협업 툴’이 대세다. ‘협업 툴’은 소프트웨어형(SaaS) 클라우드 서비스를 기반으로 자료 저장, 메신저, 업무 흐름 파악 등 비즈니스맨들의 원활한 업무를 도와주는 플랫폼이다. 미국과 유럽에서는 이미 비즈니스의 기본 형태로 자리 잡았다.
◆글로벌 1인자 ‘슬랙’부터 토종 플랫폼까지
글로벌 협업 툴의 1인자는 미국의 ‘슬랙’이다. 슬랙은 B2B 시장에서는 전설적인 성공 사례로 꼽힌다. 사업 초기 마케터나 영업 사원 없이 오로지 플랫폼만 내세웠기 때문이다. 여기에 실용적 디자인과 기존에 사용하던 여러 툴을 하나로 연동해 모니터링할 수 있다는 강점을 더했다.
슬랙 외에도 해외 IT 기업들이 잇달아 협업 툴을 내놓으면서 시장이 급속도로 성장하기 시작했다. 영국의 시장조사 전문 업체 테크나비오의 ‘글로벌 클라우드 기반 협업 툴 시장조사 보고서’에 따르면 전 세계 클라우드 방식의 협업 툴 시장은 2016년부터 2020년까지 연평균 11%씩 성장할 전망이다.
장점은 무엇일까. 우선 카카오톡 등 메신저를 통해 쏟아지는 업무 지시가 달갑지 않았던 직원들에게는 일과 사생활의 분리가 가능해진다. 일정 기간이 지나면 파일 다운로드가 불가능한 기존 메신저와 달리 영구적으로 자료를 저장할 수 있다.
새로 입사한 직원도 과거 업무 상황을 볼 수 있다. 불필요한 시간도 줄일 수 있다. 콜라비팀에 따르면 한국의 비즈니스맨들은 하루 8시간 중 주 업무에 약 4분의 1만 투자하고 나머지 시간은 e메일이나 메신저 답변, 정보 검색, 회의·보고에 쓰고 있다. 이러한 ‘주객전도’를 막는 것이 협업 툴의 임무다.
한국에서도 협업 툴의 도입이 더욱 활발해질 것으로 보인다. 이는 국내와 기업 문화가 유사한 일본에서 엿볼 수 있다. 한국과 일본 양국에서 ‘라인웍스’를 보급 중인 웍스모바일에 따르면 직원 수 300명 이상의 일본 중견·대기업에서 협업 툴 도입 속도가 빠르게 증가하고 있다.
이는 일과 사생활을 구분해야 한다는 인식이 점점 강해지면서 협업 툴의 업무용 메신저가 그 역할을 할 수 있다고 판단했기 때문이다. 한국의 기업들도 이러한 추세를 따라갈 것으로 전망된다.
협업 툴 ‘잔디’를 출시한 양진호 토스랩 최고운영책임자(COO)는 “대기업 담당자들도 스마트 워크 혁신 사례를 공유 중이고 공공기관은 인프라(IaaS)에 이어 소프트웨어(SaaS)까지 보안 인증제가 확대돼 본격적인 도입이 기대된다”고 밝혔다.
기업들은 하나의 협업 툴만 사용하지 않는다. 메신저용, 프로젝트 관리용, 자료 저장용 등 용도에 따라 2~3개의 협업 툴을 함께 사용한다. 따라서 협업 툴엔 ‘연동’이 매우 중요하다.
토스랩의 ‘잔디’는 ‘잔디 커넥트’라는 기능을 통해 구글 캘린더와 세일즈포스를 연동해 한곳에 집중했다. 또 협업 툴을 사용하지 않는 거래처의 직원도 ‘준회원’으로 초대할 수 있고 거래처 직원과 나눈 메일은 잔디에서 연동이 가능하게끔 했다. 양 COO는 “업무 커뮤니케이션 채널의 일원화가 곧 ‘협업 툴’의 핵심”이라고 설명했다.
한국 기업은 국내시장에 맞는 ‘토종 협업 툴’을 내놓고 있다. 토종 협업 툴의 특징은 ‘조직도’다. ‘라인웍스’는 한국 기업들이 체계화된 조직도를 갖고 있다는 점에 주목했다.
따라서 한눈에 조직도를 파악해 업무 담당자와 원활하게 소통할 수 있게 돕는 것에 초점을 맞췄다. 잔디 또한 아시아의 수직적인 팀 구조를 반영해 별도의 ‘조직도’ 기능을 추가했다.
미래의 협업 툴은 어떤 방향으로 진화하게 될까. 전문가들은 모두 ‘챗봇’에 주목해야 한다고 말한다. 비즈니스 인사이더는 2019년 전 세계 40%의 기업이 업무용 챗봇을 사내에 도입할 것이라고 전망했다.
텍스트로 팀원들과 온라인 공간에서 이야기하는 기본적 의사소통 방식은 유지되지만 그 대신 사내 시스템상에 만들어진 ‘가상 팀원’과의 대화가 더 활발해질 것이란 예측이다. 근태 기록이나 결재 처리 등 간단한 업무는 가상 팀원과의 대화를 통해 해결할 수 있게 되는 것이다.
-슬랙(슬랙테크놀로지)
전 세계적인 기업용 메신저의 대명사다. 미국 실리콘밸리의 IT 기업들을 중심으로 입소문을 타 지금은 ‘50억 달러’의 가치를 지닌 기업으로 급성장했다. 2013년 처음으로 서비스를 시작해 지금은 1일 사용자가 무려 500만 명이나 된다. 메신저 형식을 따랐지만 기존에 사용 중이었던 e메일·클라우드와의 연동을 통해 알림 기능을 제공한다.
지난 7월 26일 슬랙은 공식 발표를 통해 호주 IT 기업 아틀라시안과 파트너십을 맺고 아틀라시안의 협업용 메신저인 ‘힙챗’과 ‘스트라이드’의 지식재산권을 인수한다고 밝혔다. 아틀라시안은 힙챗과 스트라이드 서비스를 종료하고 이용자들을 슬랙으로 가게끔 유도할 것이다. 이에 따라 전 세계 협업 툴 시장에서 슬랙의 영향력은 더욱 커질 것으로 전망된다.
-컨플루언스(아틀라시안)
‘호주에서 가장 성공한 IT 기업’ 아틀라시안의 콘텐츠 협업 소프트웨어다. 프로젝트를 생성하고 공유하며 함께 일하는 것을 모두 한곳에서 할 수 있다. 미국항공우주국(NASA)·일루미니아·도커 등을 포함해 전 세계에서 4만 명 이상의 회원사를 확보하고 있다.
2002년 호주에 설립된 아틀라시안은 2015년 나스닥 상장에도 성공했다. 호주 시드니에 본사를 두고 있고 총 6개 국가에서 9개의 사무실을 영업하고 있다. 컨플루언스 외에 지라·지라에지일 등 기업 협업에 유용한 소프트웨어를 내놓았다.
-아사나(아사나)
페이스북의 공동 설립자인 더스틴 모스코비츠가 2008년 창업한 미국의 소프트웨어 기업 ‘아사나’의 플랫폼이다. 기업의 생산성을 높이는 방법을 개인이 아닌 팀워크에서 찾았다. 전 세계 유료 고객사 2만5000곳을 보유하고 있다.
각 프로젝트의 진행 과정을 시시각각으로 확인하고 관리할 수 있다. 프로젝트를 입력하면 ‘태스크(TASK)’가 생성된다. 이 태스크에는 협업자와 히스토리를 기록할 수 있다. 또 목적에 따라 개인·팀 등 다양한 프로젝트로 분류할 수도 있다. 대시보드에서 진행 중인 작업을 한눈에 살펴볼 수 있다.
-트렐로(아틀라시안)
‘해야 할 일’을 잊지 않기 위해 사용하는 포스트잇을 협업 툴로 옮겨 왔다. 일정과 할 일을 한눈에 알아볼 수 있게 디자인해 시각화에 뛰어나다는 장점이 있다.
트렐로가 눈에 띄는 점은 대규모 기업이나 개발자보다 소규모 기업, 마케팅 및 기타 직군에 유용하다는 점이다. 또 기업뿐만 아니라 개인의 일정 관리에도 널리 쓰인다. 2017년 호주 기업 아틀라시안에 4억2500만 달러에 인수됐다.
-라인웍스(웍스모바일)
2015년 설립된 네이버의 자회사 ‘웍스모바일’의 기업형 협업 서비스다. 2016년 1월 일본에서 서비스를 시작했다.
안전하고 편리한 모바일 중심의 협업 서비스를 추구한다. 특히 세계 최고 수준의 개인 정보 보호와 보안 인증을 자랑한다. 국제표준화기구(ISO) 인증을 받았고 99.9% 신뢰의 서비스 수준 협약(SLA : Service Level Agreement)을 보장한다.
전 세계에 뻗어 있는 네이버그룹의 인터넷 데이터 센터(IDC) 11곳을 통한 안정적 서비스는 라인웍스의 가장 큰 장점이다. 자체적으로 운영하는 IDC는 세계 최초로 친환경건축물인증제도(LEED) 인증 최상위 등급인 ‘플래티넘’을 받은 ‘친환경·고효율’ 센터다.
누구에게나 익숙한 네이버의 메일·드라이브·주소록과 동일한 사용자 경험(UX)과 사용자 환경(UI)을 제공해 편리하다. 라인 메신저와 연동할 수 있어 외부 고객들과 라인을 통해 커뮤니케이션할 수 있다. 또 PC와 모바일 모두 영어와 일본어 번역이 가능하다.
-잔디(토스랩)
토스랩의 ‘잔디(JANDI)’는 시장점유율 1위(안드로이드 앱 다운로드 기준)를 차지하며 국내 협업 툴 시장을 선도하고 있다. ‘실시간 기반 협업 툴’을 제공해 관리자와 실무진이 갖는 고민을 동시에 해결한다. 스타트업부터 대기업까지 10만 개 팀이 잔디를 사용하고 있다.
부서나 프로젝트 등 주제별로 대화방을 구성해 빠르고 정확한 논의가 가능하다. 파일을 영구적으로 저장할 수 있고 다른 대화방에 공유하기도 쉽다. 방대한 일의 흐름 속에서 자신이 찾고 싶은 파일을 효과적으로 찾기 위해 통합 검색과 스마트필터를 검색한다.
또 영상통화 기능으로 멀리 떨어져 있는 팀 멤버와도 잔디를 통해 화상 회의를 할 수 있다. 기존 사내 시스템 및 웹훅, 구글 캘린더, 트렐로, 지라 등 외부 서비스와의 연동도 가능하다.
보안도 탁월하다. 온라인 뱅킹 수준으로 암호화했고 아마존 웹서비스(AWS)의 최첨단 데이
터 센터를 이용해 99.9%의 안정성을 보장한다.
-콜라비(콜라비팀)
2015년 창업한 스타트업 콜라비팀이 내놓은 협업 툴이다. 특징은 ‘일의 흐름’을 담았다는 점이다. 함께 해결해야 하는 일이 발생했을 때 서로 일을 주고받고 결과물을 공유하고 피드백을 주고받는 모든 과정을 한 페이지 안에서 할 수 있다.
또 업무에 집중하는 동안 새로 도착한 소식들을 이슈별로 묶어 알려주는 ‘뉴스피드’ 서비스를 제공한다. 계속 울리는 메신저 알람으로 일에 방해를 겪지 않아도 된다. 이슈별로 묶어 새 소식을 확인하는 시간을 줄였고 알람을 끄더라도 자신에게 오는 멘션과 ‘할 일 할당’ 등 자기가 꼭 알아야 하는 소식은 놓치지 않고 알려준다.
콜라비는 SNS형의 1세대 협업 툴과 메신저형이었던 2세대의 단점을 극복한 ‘3세대 협업 툴’로 꼽힌다. 특히 협업 툴 시장이 활성화된 유럽에서 먼저 주목받았다. 그 결과 창립 3년 만에 스타트업에서부터 대기업까지 200여 개의 고객사를 확보할 수 있었다.
◆알아두면 유용한 ‘추천 업무 툴’
앞서 소개한 ‘협업 툴’을 쓰려면 회사나 부서에서 전사적으로 도입해야 한다. 하지만 보안이나 사내 규정 등을 이유로 협업 툴을 쓰기 어려운 곳도 있다.
쏟아지는 할 일부터 거래처 직원들의 명함 정리까지…. 비즈니스맨들은 본업 외에도 부가적으로 해야 할 할 일이 산더미다. 꼭 협업할 필요는 없다. 메모, 일정 관리, 명함 정리 등 비즈니스맨이 혼자서도 유용하게 사용할 수 있는 애플리케이션(앱)을 소개한다.
-에버노트
2008년 스마트폰 앱으로 처음 출시됐다. 앱과 데스크톱 어디서든 문서를 관리할 수 있는 클라우드 워드프로세서다. 타이핑뿐만 아니라 녹음 등 다양한 방식으로 메모를 생성할 수 있다. 이미 비즈니스맨들 사이에서는 ‘대체재가 없다’는 평도 듣고 있다.
개인의 기록뿐만 아니라 에버노트를 팀 허브로 삼아 첫 브레인 스토밍부터 프로젝트 완료까지 함께 관리할 수 있다. 특히 대부분의 운영체제에서 사용할 수 있고 지원하는 플랫폼이 많다는 것이 어마어마한 장점이다. 업로드할 수 있는 용량에 따라 무료 요금인 베이직과 유료 요금인 프리미엄으로 나뉜다.
-원노트
마이크로소프트의 메모 관리 앱으로 에버노트와 쌍벽을 이룬다. 마이크로소프트의 워드·엑셀 등 문서 프로그램과 연동할 수 있다는 것이 가장 큰 장점이다. 요금제에 따라 제공하는 기능을 달리한 에버노트와 달리 무료로 모든 기능을 이용할 수 있다.
오디오 노트를 녹음하고 직접 필기한 콘텐츠도 저장할 수 있다. 또 ‘원노트 웹 클리퍼’를 통해 클릭 한 번으로 콘텐츠를 저장할 수 있다.
-구글독스
구글이 만든 문서 도구다. 특히 밤을 새우며 작업한 결과물을 저장 버튼을 누르지 않아 날려 보낸 경험이 있는 사용자라면 적극 추천한다. 모든 변경 사항이 입력 즉시 자동으로 저장되고 업데이트 기록을 통해 문서의 이전 버전을 날짜와 변경한 사용자 기준으로 정렬해 확인할 수 있다. 워드를 포함해 다양한 프로그램과도 호환이 가능하다.
매일 새로운 사람을 만나는 게 일상인 영업 사원에게 명함 정리는 또 다른 부담이다. 국내 스타트업 ‘드라마앤컴퍼니’가 이러한 고민을 해결하기 위해 명함 관리앱 ‘리멤버’를 내놓았다. 이 앱은 명함을 스마트폰으로 촬영하면 명함 정보를 자동으로 입력해 준다.
기존의 광학 문자 인식(OCR) 기술 기반의 앱들과 달리 수기 입력을 통해 정확도를 99.9%까지 높였다. 입력된 내용을 일일이 확인하며 수정할 필요가 없다. 이러한 정확성 때문에 지난 7월 18일 누적 가입자 200만 명을 돌파했다.
mjlee@hankyung.com
['주52시간 근로시대, 생산성 높이는 50가지 방법 커버스토리 기사 인덱스]
-직장인, 비효율적 업무에 하루 2시간 30분 '낭비'
-주52시간 시대, 생산성 높이는 50가지 방법①:팀원 간 물리적 거리를 좁혀라
-주52시간 시대, 생산성 높이는 50가지 방법②:‘피드백 근육’을 키워라
-주52시간 시대, 생산성 높이는 50가지 방법③:조직도를 뚫어지게 쳐다보자
-주52시간 시대, 생산성 높이는 50가지 방법④:정말 긴급한 용무는 전화로 온다
-'업무 커뮤니케이션의 해결사' 베스트 협업 툴 7선
[본 기사는 한경비즈니스 제 1184호(2018.08.06 ~ 2018.08.12) 기사입니다.]
© 매거진한경, 무단전재 및 재배포 금지