여행사/샤프트래블 대표 백순용

전자우편으로 모든 업무처리샤프트래블(대표 백순용·46)은 연매출 6백억원 규모의 여행사다.여행업무상 해외지사나 협력업체와 긴밀한 연락을 취해야 할 일이많다. 그러나 국제전화나 팩스등 통신요금은 일반 기업체보다 훨씬적게 나온다. 비결은 인터넷에 있다. 모든 업무를 인터넷 전자우편으로 처리하기 때문이다. 국제전화는 꼭 필요할 때가 아니면 사용하지 않게 돼 있다. 전자우편을 활용해서 얻는 장점은 단순히 비용절감에만 있지 않다. 전자우편을 이용하는게 전화나 팩스보다 업무를 훨씬 빠르게 처리할 수 있다. 또한 전화기에 대고 말로 하는 것보다 주고 받는 메시지가 분명해 업무착오도 줄일 수 있다. 팩스용지가 떨어지거나 통신상태가 나빠 다시 전송을 부탁하지 않아도 된다.전자우편 사용은 백순용사장이 가장 적극적이다. 일반 업무보고부터 자금결제까지 모든 업무에 전자우편을 활용한다. 출장갈 때는노트북컴퓨터를 들고 다니며 업무를 처리한다. 제안서도 직접 만든다.샤프트래블은 일반 여행사와 달리 해외 인센티브투어에 특화돼 있어 제안서작성과 프리젠테이션이 영업에 중요한 부분을 차지한다.인센티브투어는 기업이 직원들의 사기를 높이기 위해 위로차원에서보내는 단체여행이다. 기업들은 여행사를 선정할 때 입찰방식을 이용한다. 제안서와 프리젠테이션에서 차별화된 서비스를 보여줘야매출을 올릴 수 있다.◆ 출장갈 때도 노트북은 필수 지참물백사장은 제안서를 직접 만든다. 그것도 자료수집, 일정기획,사진입력,편집 등 모든 작업을 혼자 한다. 약 50페이지 분량의 제안서에는여행일정에 관한 모든게 들어 있다. 여행일정, 숙박시설, 식사메뉴등이 글로만 설명된게 아니다. 여행지의 지도, 현지 전경, 음식사진,플래카드의 위치, 컨벤션센터 좌석배치 등 현지에서 제공되는 서비스를 시각적으로 보여준다. 설명과 함께 그림이 컬러로 작성된 제안서는 백사장만의 노하우다.펜티엄 166MHz의 데스크톱컴퓨터와 노트북컴퓨터(IBM싱크패드),컬러복합사무기(HP오피스젯프로), 1백MB를 디스켓 한장에 저장할수 있는 집드라이브, ISDN으로 연결된 인터넷, 문서편집기인 아래아한글, 웹브라우저인 내비게이터가 백사장의 정보화무기다. 노트북컴퓨터는 주로 업무처리에 이용하고 데스크톱컴퓨터는 제안서작성에 활용한다. 컬러복합사무기는 사진을 스캔해 입력하고 완성된 제안서를 출력하는데 쓴다. 그림데이터가 많아 1.44MB플로피디스크대신 집드라이브를 쓴다. 인터넷은 호텔이나 컨벤션센터 상황을 필요할때마다 직접 검색해 확인하는데 사용한다.제안서 편집은 아래아한글로 한다.회사홍보에 활용하는 인터넷홈페이지도 운영하고 있다. 주소는www.sharp-trave.com이다. 회사소식부터 여행정보까지 다양한 내용을 담고 있다. 전자우편으로 담당자에게 문의할 수도 있다.백사장은 이미 오래전부터 업무에 정보기술을 활용했다. 컴퓨터에처음 접한것도 애플의 8비트시절부터다. 80년초 뉴욕에 파견돼 지사를 설립할 때다. 백사장은 『외국에서 홀로 살아남기 위해선 현지경쟁사와 차별화가 필요했다』고 한다. 사람구하기가 힘들 뿐 아니라 현지 여행사만큼 자금사정이 넉넉하지 않아 컴퓨터를 이용했다. 직접 프로그램을 만들어 사용하는 컴퓨터였지만 업무효율면에서는 타자기를 훨씬 능가했다. 백사장이 가장 먼저 차별화를 시도한게 제안서다. 타자기보다는 컴퓨터로 출력하는게 시간도 적게 들고 시각적으로 보기 좋아 차별화전략에 성공했다. 뿐만 아니라 여러명이 할일을 혼자서도 처리할 수 있어 비용절감에도 큰 도움이됐다. 백사장은 이때부터 정보기기가 생산성 향상에 기여한다는 생각을 갖게 됐다.