◆ 사무관리비각종 양식 통폐합-사무용품 효율적 관리를사무실에서는 종이로 이뤄지는 업무가 많다. 서류와 관련된 업무에서는 각종 양식을 통폐합할 수 있는지를 따져본다. 이는 용지 ·인쇄비용감소 및 보관장소나 취급인건비절감등으로 파급효과가 크다.문서의 보존기간도 재분류해볼 필요가 있다. 원본을 필요로 하는것과 마이크로필름으로 보존할 수 있는 것을 구분함으로써 보관공간을 줄일 수 있다. 문서를 폐기할 때는 파일을 함께 없애버리는경우가 많지만 파일은 다시 사용할 수 있다. 또 문서의 최종정리는개인별로 하는 것보다 소속부서의 담당자별로 하는 것이 효과적이다.사무용품은 부서별로 청구하는 경우가 많지만 부서이외에 개인적으로 필요한 경우는 물품청구카드를 만들 수도 있다. 낭비나 분실에의한 청구에 대해서는 지급을 정지할 수 있어 연필하나라도 회사의지급품을 소중히 다루는 습관을 키우게 된다. 물품의 지급일과 지급시간을 정해놓으면 능률적으로 소품관리를 할 수 있다.예를 들어 플로피디스크(FD) 한 개의 가격은 얼마하지 않지만 용량을 제대로 활용하는 경우는 거의 없는 게 현실이다. 신문을 비롯한정기간행물에 대해서도 일년에 한 번정도는 중복구독이 없는지 검토해야 한다. 직원이나 손님들의 커피 음료에서도 절감의 여지가많다. 직원들이 많으면 자판기를 도입하는 편이 효율적이고 손님의등급에 따라 접대하는 음료를 구분할 수 있다. 사장이나 임원실에있는 관엽식물이나 생화는 구입비용이나 관리비가 많이 들어가므로조화로 바꿀 필요가 있다.◆ 사무자동화비용OA용지 줄이기-복사기록부 작성사무환경이 자동화돼 역할분담을 재정리할 필요도 생겼다. 앞으로사무부문은 크게 사무기획담당, OA(사무자동화)기기의 조작담당,사무전반흐름을 파악하는 시스템설계담당의 3개부문으로 분업화가진행될 것으로 보인다.OA기기는 그것으로 어떤 사무를 처리하는가와 사무데이터와 양은어떤가를 예측한 후 도입을 결정해야 한다. 기본적인 생각이 없이기기를 도입하면 사무합리화는 고사하고 리스비용과 감가상각비만들어가는 결과를 낳는다.OA는 사무용지의 큰 낭비를 초래했다. 사무실 밀집지역에서 나오는쓰레기의 절반은 OA용지라는 보고도 있다. 용지낭비를 최소화하려면 컴퓨터화면상에서 데이터를 검토하고 프린트하기 전에 오·탈자를 검토하는 습관을 들여야 한다.사내통신망(LAN)이 부설돼 있는데도 문서송수신방법을 몰라 프린트를 하는 경우도 교육을 통해 없애야 한다.한편 효율적인 복사기관리를 위해서는 △복사기록부를 작성하고 △복사기타입에 따라 장기간 사용하지 않을 때는 전원을 끊고 △B5크기의 복사를 여러장 할 때는 B4용지를 이용해 토너를 절약하는 등작은 부분까지 세심한 배려를 해야 한다.◆ 전화요금근무중 사적통화 금지-물건 주문은 팩스로 전화는 비즈니스의 수단으로 대단히 중요하다. 편리하기 때문에 이용빈도도 아주 높다. 외부에 전화를 걸때는 단시간에 요령있게 통화하는 준비가 필요하다. 이를 위해 △메모지와 필기용구를 갖춰용건 요점 순서를 정리한 후 전화를 걸고 △번호가 틀리지 않도록사전에 재확인하며 △항상 원가의식을 갖고 단시간에 끝내도록 해야 한다.용건이 끝났는데도 농담 등으로 장시간 잡담을 하는 경우가 많은데단지 전화료의 낭비뿐만이 아니라 정력 시간 경비의 낭비로 이어진다. 장시간통화를 막는 방법의 하나는 상습적인 사람의 전화앞에모래시계를 설치해본다.시내통화도 그렇지만 시외통화를 개인적인 용도로 자주 걸게 되면회사로서는 큰 지출이 된다. 걸려오는 사적인 전화는 휴식시간으로한정하고 근무중에는 원칙적으로 사적인 통화를 금지하는 게 좋다.팀워크로 일을 하는 중에 사적인 통화가 자꾸 걸려오면 업무분위기를 해치는 등 주위사람들에게 피해를 준다. 일반적인 추세이지만사내에 공중전화를 둬 사적인 전화는 그것을 이용하도록 하는 게좋다.전화가 편리한 연락수단이기 때문에 뭐든지 전화로 하려 들지만 지방 거래처 등에 연락할 경우 엽서로 가능한 사안은 엽서로 끝내는편이 좋다. 간단한 용건까지 전화를 걸게 되면 아무래도 불필요한얘기를 하게 되고 통화가 길어진다. 예를 들어 출장에서 돌아와 안부전화를 하게 되는데 문안은 엽서로 충분하며 그쪽이 오히려 효과적일 수도 있다. 일부러 펜을 들었다는 좋은 인상을 줄 수 있기 때문이다.물건을 주문하는 등의 용건에는 팩스를 이용하는 게 좋다. 상대방도 상품명이나 개수 발송주소 전화번호등 정확한 정보를 얻어야 하기 때문에 팩스로 받는 게 용이하다. 팩스로 해외거래처와 문서를주고받을 때는 시간예약송신기능을 이용해 심야할인시간대를 이용하도록 한다. 영업 기술부문에서도 팩스는 유용하다. 전화를 통해물건의 명세 등 중요한 결정을 할 때는 서로간에 불필요한 트러블도 예방할 수 있다.한편 각 전화회사의 요금표를 엄밀히 검토한 후 시외전화를 하며국제전화를 걸 때도 회사의 요금표나 콜렉트 콜(수신자부담) 퍼스널 콜(Person to Person Call;수신자지정통화)같은 기능을 염두에둔 후 비용이 절감되는 방안을 찾는다.◆ 수도전기료흡연금지-넓은 창 설계-근무시간 조정금연은 건강에만 좋은 게 아니다. 전기료의 절감에도 큰 효과가 있다. 흡연을 하면 일산화탄소나 이산화탄소가 발생, 공기를 오염시킨다. 특히 담배의 타르성분은 사무실의 벽이나 천장 책상 조명기구 등에 달라붙게 된다. 공기청정을 위해 별도의 기기를 써야 하는2중부담도 생긴다. 에어컨은 흡연에 의해에어필터(공기정화장치)가 쉽게 고장나게 된다. 실내밝기는 흡연으로 인해 조명기구 및 공기중이 흐려져 크게 떨어진다. 우유빛을 한형광등은 흡연으로 밝기가 30∼50%나 저하될 수 있다.전기료를 줄이는 또 하나의 방법은 점등스위치를 세분하는 것이다.통상적으로 사무실이나 점포에서 하나의 스위치를 누르면 3∼4개의형광등이 켜진다. 물론 편리하지만 그 편리함은 낭비로 이어지는경우가 많다. 공사비용이 든다해도 수년간 사용하면 절감되는 전기료로 충분히 상쇄시킬 수 있다. 나아가 각자의 책상에 전기스탠드를 두면 20∼40w의 형광등으로 필요한 밝기를 유지할 수 있고 천정에 설치한 40w 2개의 형광등 보다도 효율적이다. 조명기구는 먼지가 묻으면 밝기가 크게 떨어지고 수명도 단축되므로 1년에 두세번정도는 청소해줘야 한다. 최근의 건물은 가능한 한 천연광선이 들어오도록 하고 창을 크게하는 경향이다. 그러나 일부러 크게 만들어놓은 창쪽에 책장을 놓거나 물건을 쌓는 경우가 있다. 창을 막지 않는 것도 전기료절감의방안이다. 광원은 수명에 가까워지면 일찍일찍 교체하는 것이 효율적이다. 마지막까지 쓰겠다고 욕심을 부리면 오히려 소비전력률이높아지게 된다.수도료를 절감하는 방안은 일상 주위에 신경을 써 찾아내야 한다.최근에는 밸브의 질이 좋아져 물이 새는 경우가 많지 않으나 작은실처럼 새는 물도 하루면 1백ℓ를 넘게버리므로 주의가 필요하다.특히 변기에서 새는 물에 신경을 써야 한다. 여성이 화장실에 들어갔을 때 소리를 내지 않기 위해 물을 흘려보내면서 소변을 보는 것이 유행이지만 물 흐르는 소리가 나는 장치나 화장실의 구조를 개선하는 방향에서 고안이 필요하다. 또 식기세척 등에서 순서를 연구하면 효과적인 절수방안을 찾을 수 있다.한편 냉난방기의 가동시간과 근무시간을 연동시키거나 플렉서블타임(근무시간조정)제도를 통해 예상밖으로 수도전기료를 절감할 수도 있다.◆ 차량유지비배기량 세금 적은 차 선택-디젤차 이용율절감의 여지가 많은 경비중의 하나가 차량유지비다. 우선 전사적으로 절감의식을 높인 상태에서 각각의 차량에 들어가는 경비의 실태를 파악해 두면 좋다. 이를 위해 필요한 체크리스트를 고안, 작성한다.무엇보다 차종을 선택하는 경우 무리해서 품위만을 생각하지 않아야 한다. 업무에 도움이 되면 충분하므로 총배기량은 가능한 한 적은 것, 동급차량이라도 세금이 적은 화물타입, 오토보다 수동의 매뉴얼자동차, 가솔린보다는 디젤차, 4륜구동보다는 2륜구동 등으로최소한의 성능과 기능을 갖는 것을 골라낸다. 이렇게 되면 차량본체의 가격은 물론 취득세등 부대비용도 낮아지게 된다.선택한 차종을 구체적으로 업무에 적용시켜 부족한 기능이나 성능이 있으면 조금씩 등급을 높이면 된다. 예를 들어 가까운 거리에배달을 하는 차량이면 좁은 골목까지 들어가는 경자동차로, 빈번한발착이 필요할 때는 편리한 오토자동차로, 고속도로주행이 많을 때는 연비가 좋은 디젤의 수동매뉴얼차로 하면 좋다.설계에 따라 달라지지만 일반적으로 연비는 오토인 경우 매뉴얼보다 5∼20%가 높고 디젤은 출력은 떨어지지만 연비가 좋아 연료비단가도 약 30% 절감된다.연료보급이후 몇㎞를 달리는가를 확실히 기록해두도록 한다. 각 차량별로 체크카드를 만들어 운전자가 연료를 넣었을 때는 반드시 기입하도록 한다. 적재량이나 운행조건에 따라 다르지만 이처럼 연비를 체크해두면 연비이상이 발생했을 때 엔진 등의 고장을 체크할수 있게 된다. 이상의 조기발견 조기대처가 가능해진다. 또 운전자가 차량별로 정해져 있으면 운전기술 경제주행법 등을 비교함으로써 기술향상을 꾀할 수도 있다.이밖에도 △급변속을 피하고 △반클러치의 사용을 피하고 △운행경로를 사전에 체크하고 △신속한 행동으로 주차시간을 단축하고 △혼잡이 예상되는 지역으로는 차를 가져가지 않는 등으로 관련비용을 절감할 수 있다.한편 배달이나 고객서비스 판촉사원이 사용하는 차량은 사용자에게차량의 관리 보관을 맡겨 주차료를 줄일 수 있다. 주택가의 주차료는 도심보다는 저렴한 경우가 많기 때문이다. 이럴 경우 회사차를개인용도로 사용할 수 있으므로 이에 따른 자동차사고시 책임소재등에 대해 사전에 명확히 구분을 지어야 한다.◆ 여비교통비패키지여행 전환-출장일정 단축해외출장은 일반적으로 전문여행사를 이용하는 경우가 많지만 비용이 커진다. 여권이나 비자취득에서 호텔예약 등을 처리해주기 때문에 약간 운임이 비싸도 이런 곳을 이용하게 된다. 그러나 왕복항공편과 도착, 귀국일의 호텔예약외에 자유여행이 가능한 패키지가 있으면 패키지여행사로 전환하는 것이 비용절감에 유리하다.임원들의 경우 좌석등급이 높은 경우가 많으나 전사적인 비용절감을 노린다면 모범을 보인다는 차원에서 비즈니스 이코노미 클래스로 낮춘다. 자국항공사를 고집할 게 아니라 운임이나 마일리지서비스 등을 고려해서 효율적인 항공사를 선택한다. 물론 국내출장 때도 항공이나 철도의 좌석등급을 보통석으로 낮춘다. 특정 거래처에출장갈 기회가 많거나 자사의 지점 영업소 공장등 특정지역에서 이용횟수가 많을 때는 호텔이나 여관과 교섭, 할인계약을 맺어두는게 좋다. 고속도로를 이용하는 기회가 많은 기업에서는 고속도로통행정액권을 사용한다. 요금절감 뿐만이 아니라 사내에서 정산을할 때도 일손을 줄일 수있다.또한 시내에서 활동이 많은 영업맨들에게는 정기권이나 회수권사용을 적극적으로 권장한다. 대도시의 교통혼잡은 상상을 초월하기 때문에 특히 낮시간대에는 택시이용을 최소화한다. 가능한한 지하철을 이용하면 비용뿐만이 아니라 시간도 절약된다. 택시이용은 무거운 물건을 들었거나 심야에 접대손님의 귀가편의만으로 한정시키는등 규정을 두는 게 좋다. 한편 지방에 가게 되면 택시를 자주 이용하게 되는데 웬만큼 길눈이 어둡지 않으면 렌터카를 이용하는 쪽이효율적일 수도 있다.출장여비는 교통비 숙박비 일당 등의 합계다. 교통비가 다소 늘더라도 일정이 하루 단축될 수 있다면 전체적으로는 비용이 저렴해지는 경우가 대부분이다. 출장자체의 필요성을 검토하는 것은 물론이고 출장지역과 교통수단을 충분히 검토, 일정단축에 힘을 쏟는다.야간의 철도나 고속버스 등 교통수단을 적절히 조화시킴으로써 최적의 조합을 발견해낸다.◆ 교제비한도액내로 조절-점심식사 접대 늘리기자본금규모에 따라 회사의 교제비는 전액 과세대상이 되기도 하고일정한도액까지는 손실금으로 산입돼 과세대상에서 제외되기도 한다. 이같은 한도액을 뛰어넘는 교제비를 지출하는 회사가 의외로많다. 절감의 1차적인 목표로 교제비를 한도액내로 한다. 우선 이같은 목표가 달성되면 다음 목표를 세워서 절감에 나선다.일반적으로 교제비는 수주액이나 매출액에 대한 일정비율을 정해서 예산에 편입시키는 경우가 많다. 따라서 매출액이 늘어남에 따라 교제비도 제한없이 상승하게 된다. 수주 매출액이 감소하고 있다면 교제비삭감도 당연하며 늘고 있는 경우라면 교제비를 전회계연도와 같은 규모로 억제한다. 이것은 예산분배를 연구해 교제비지출의 승인방법 접대참여인원의 축소등 다양한 방안으로 할 수 있다. 교제비는 관리를 엄격히 하지 않으면 업무의 확대이상으로 상승하는 경향이 있어 세심한 배려가 요구된다.교제비의 사용결과를 집계하는 일은 과·부단위로 하지만 예산의배분은 부서장에게 일임시킨다. 일정액을 가지고 통제하기가 쉬워져 예산초과를 막기에 편하다. 사전에 신청서를 작성하도록 하는것도 방안이다. 접대사유와 접대객의 지위 사람수, 접대하는 쪽의배석자수 예산금액 등을 명기토록 해 승인자가 그 효과와 비용을쉽게 판단할 수 있도록 한다.술자리나 골프약속에서 접대받는 사람보다 접대하는 쪽에서 더 많은 사람이 참석하는 경우가 종종 있다. 한 사람이라도 불어나면 비용이 높아지는 것이 당연하다. 결국 돈써서 접대를 하고도 코스트의식이 낮은 회사라는 좋지 않은 평가를 받게 된다. 사전 신청시점에서 거래회사의 등급이나 접대객의 직위 등을 감안해 참석자를 적절히 조절한다. 술자리는 2차, 3차로 이어지는 경우가 많다. 접대내용을 명확히 하고 현금지불을 하게 되면 자리수를 최소화하기 쉽다.접촉이 많은 거래처라면 가능한 한 저녁 술자리를 점심식사로 대체한다. 대신 빈도수를 늘려도 술자리보다는 적은 비용으로 높은 효율을 올릴 수 있어 거래처와의 친밀도가 높아지게 된다. 또 거래처주요인사의 승진 전근 등을 계기로 생기는 축하모임이나 송별회는가능한 한 접대가 아닌 선물로 대체한다. 나아가 선물을 구입할 때도 자사의 영업에 효과를 낼 수 있는 점포를 선별한다면 1석2조의결과를 낳을 수 있다.회사는 법인카드의 사용을 권장한다. 영업에 플러스효과를 낼 수있는 카드회사를 선택해 접대때마다 사용하게 한다. 카드는 누계금액 등을 즉시 파악할 수 있어 예산관리가 쉬울 뿐만 아니라 명세가발행되기 때문에 자연적인 억제력을 가지게 된다. 또 실제 비용지불도 1개월후가 되기 때문에 자금운용에 도움이 될 수 있다. 선물을 할 경우에는 자사제품이나 회사이름이 들어간 소액물품으로 한다. 기업이 각 명절을 맞이해서 선물을 마련할 때는 대상인원을 등급으로 나눠서 적용한다. 접대행사는 입식으로 이뤄지는 파티로 규모를 줄이고 가입돼 있는 외부단체를 전면적으로 재검토해서 불필요한 회비 등을 절감한다.◆ 금융비용저리융자제도 활용-당좌대월계약 맺어둘 것 사업을 하다보면 차입금이 생기게 된다. 자연스럽게 차입금에는 이자가 붙는다. 금리의 높고 낮음은 회사의 순익을 좌우한다. 정부출연기관등에 특별계상된 중소기업지원용 저리융자제도의 활용방안을검토한다. 소규모기업자금 운전자금 설비자금 공해방지설비자금등다양한 융자제도를 활용할 수 있다.정부기관에서 충당할 수 없는 자금은 민간금융기관에 의존하게 된다. 민간금융기관을 선정할 때는 시중에 알려진 평가에 기초하면된다. 예금권유에는 열심이지만 융자에 대해서는 인색한 곳이나 지역에서 끌어모은 자금을 지역발전을 위해 쓰지 않는 기관을 피하는것이 좋다.실제로 자금을 끌어올 때는 금리의 높고 낮음이 아니라 실질금리가어떤가를 판단기준으로 삼아야 한다. 융자를 받으면 약정금리를 지불하는 것이 당연하지만 융자의 일부를 꺾기(일본에서는협력예금)로 가져가고 이에 대한 예금금리는 대출금리보다도 낮기때문에 실질금리는 약정금리보다도 높아진다.금융기관이 당좌예금의 잔액을 초과한 수표발행을 인정하는 대출인당좌대월계약을 맺어두는 쪽이 기업에는 자금운용에 효과적이다.예정된 대금의 입금이 늦어지거나 현금회수가 안될 경우 자금순환에서 일시적인 부족이 발생하게 된다. 정기예금이 있다면 차입을하더라도 예금을 담보로 하는 경우가 유리하다. 반대로 일시적으로자금잉여가 생기기도 한다. 예상외로 매출이 늘어나거나 대금이 선입금되는 등 여유자금이 생기면 물론 차입금의 변제를 먼저 하는게 좋다.◆ 회의비효과분석에 철저-업무시간 피할 것 회의개최시의 경비계산을 정확하게 하는 게 우선이다. 출석하는 멤버의 급여나 회의장소에 따른 비용 등을 면밀히 감안해야 한다. 이밖에도 자료작성 부대설비 준비요원 음식 교통 숙박 일당 등 제비용이 추가된다. 각각의 직업이 다른 사람들이 일정한 장소와 시점에 모이는 일은 각자 일정조정이 불가피하다. 형식적인 회의라면안하느니 못하기 때문에 효과분석에 철저해질 필요가 있다.다음과같은 회의는 개최하지 않는 것이 좋다.·책임전가 회의-자기의 책임을 회피하거나 책임분산을 위해 여는회의.·의견경청 회의-참가자의 의견을 한 번 듣는 것으로 회의목적이달성되는 회의.·회의가 의문시되는 회의-회의개최의 효과가 의문시되는 경우에는무리해서 개최할 필요가 없다.·테마나 내용이 부적절한 회의-회의는 공적인 성격을 띠게 되고테마가 그것에 맞게 한정된다. 이같은 틀을 벗어나는 회의는 부적절하다. 회의가 필요해서 개최하는 경우는 착실한 준비가 전제돼야 한다.준비담당자는 △회의 목적의 확실한 파악 △출석자 확인 △일정 회의시간 조정 △회의장소 결정 △출석자 통지 △사전자료 배포 △부대설비와 비품을 준비 △회의장 세팅 △출석자에게 재차 확인을 해줘야 한다. 시간엄수 의견개진 토론 결론등 회의의 통상적인 규칙을 지켜가면서 원만하게 진행해야 한다.기업내에서 이뤄지는 회의는 업무시간을 피해 아침 일찍 하는 쪽이생산성을 저하시키지 않는다. 기업을 둘러싼 각종 단체에서 여는회의는 그 중요성과 실질적인 가치를 검토해서 불필요한 참석을 배제한다. 인사치레로, 종래에 그렇게 해왔기 때문에 행해지는 회의참석은 참석비용과 인건비의 낭비밖에 되지 않는다.◆ 광고선전비전단광고로 상권장악-광고선전 직원수 줄여광고선전매체로 가장 손쉽게 이용할 수 있고 효과도 좋은 치라시광고(신문의 중간에 끼워보내는 인쇄물광고)의 비용은 인쇄경비와 매체경비(삽입요금)로 크게 나눠진다. 매체경비를 절감하기 위한 방안으로는 인쇄물의 배포매수를 일정 비율로 줄이거나 인쇄물의 삽입횟수를 줄이는 것이다. 또 인쇄물의 크기를 축소할 수도 있다.우선 점포를 중심으로 중점적으로 배포하는 지역을 매번 조금씩 이동시켜 3∼4회로 일순시키는 패턴을 설정한다. 이렇게 하면 매수를줄여도 1개월간 상권내의 전지역을 커버할 수 있다. 또 인쇄물을중점 삽입시킬 신문을 순차적으로 바꿔보는 방법도 있다. 점포를중심으로 필요한 최소의 지역에는 매번 모든 신문에 삽입시키고 기타 지역에서는 1회째는 A신문에, 2회째는 B신문에 중점적으로 끼워넣는 방식을 택한다. 수회째에 전상권을 커버할 수 있게 된다. 나아가 인쇄물의 총매수가 적은 요일을 골라서 삽입하면 주목률을 향상시킬 수 있다.인쇄경비중에는 종이값이 차지하는 비중이 50%이상에 달하는 경우도 있다. 이같은 용지는 광고주가 제지회사등에서 들여와 인쇄물을발주할 때 광고주가 인쇄회사에 용지를 지급하는 형태를 취하면 인쇄경비가 크게 낮아지게 된다. 대량으로 인쇄물을 사용하는 광고주는 이런 방식을 취해보는 것도 방안이다.또 인쇄물을 소량으로 발주하기 보다는 한 번에 대량으로 발주하는 쪽이 경비절감을 꾀할 수 있다. 같은 시즌에 상품구성이 그다지변하지 않는 업종이라면 판매개시일을 「오늘부터 5일간」등으로표시해 대량발주하고 그것을 나줘 끼워넣으면 인쇄경비가 크게 절감된다. 단 용지나 인쇄물의 보관장소를 확보하는 문제를 사전에고려해야 한다. 창고를 유료로 빌리게 된다면 경비절감에 문제가되고 비에 젖을 우려가 있는 곳은 보관장소로 적합치 않다. 사전에제지회사나 인쇄회사 광고업자(신문보급소등) 등과 교섭을 해놓는것도 한 방법이다. 또 너무 장기간 보관해 놓으면 종이의 변색등이생기므로 주의가 필요하다.광고선전의 취급회사는 복수가 아니라 한 개 회사로 집중시키는 것이 유리하다. 규모가 커지면 이를 통해 광고선전비전체의 할인교섭이 가능해진다. 그러나 광고회사가 복수의 영역을 취급할 수 있는기능을 갖고 있는 광고대리점이어야 한다.광고회사를 한곳으로 집중시켜 장기간 거래를 계속할 경우 종종 구태의연한 매너리즘에 빠질 염려가 있다. 요금은 어느 순간 올라가있고 서비스는 나빠져 있다. 독점의 폐단이 생겨나는 것이다. 이럴때는 2개회사를 경합시켜 요금을 할인하게 하고 광고비의 절감을노릴 수 있다. 경합을 벌이게 할 두 회사는 서로 같은 분야에서 일을 하고 있는 회사여야 한다. 두 개의 광고회사가 경합에 들어가면서로 확고한 지위를 쌓기 위해 노력할 것이며 서비스가 좋아질 뿐만 아니라 새로운 시각에서 제안을 해줄 수도 있다.광고선전업무를 하고 있는 직원수를 줄일 수 있는가를 검토해보는것도 방안이다. 이를 위해서는 광고회사를 풀(Full)로 활용하는 것이 중요하다. 회사의 담당자는 광고선전과 관련된 관리업무에만 전력하고 그외의 실무는 광고회사에 전적으로 일임할 수 있는지를 살펴본다. 광고회사는 관련업무에서 파트너란 지위가 주어지는 것이다. 유능한 파트너를 얻음으로 해서 증시에 상장된 대기업의 광고선전업무는 최소한의 인원으로 운영될 수 있다.DM(Direct Mail)은 비용이 많이 들지만 대상고객을 명확하게 공략할 수 있기 때문에 큰 반향이 기대되는 광고선전이다. 이 방식은우편요금이 큰 비중을 차지하는 것이 특징이다. 우편요금을 낮출수 있는 제도로서 대량의 발송으로 우체국과의 특별계약을 맺는 것이다.◆ 판매촉진비리베이트구조 단순화-제조업체와 이벤트 연계 리베이트(Rebate)정책은 판매점에 대해 계속적인 판매촉진을 주목적으로 해서 제조업자가 일정 기준에 따라 행하는 이익배분이다.오랜기간 거래관계를 맺고 있으면 수량에 대한 리베이트, 조기인수에 대한 리베이트, 목표달성에 대한 리베이트 등으로 복잡한 구조를 가지고 있어 제조업자에게는 경비부담을 지게 하는 경우가 많다. 따라서 각종 리베이트구조를 단순화시키는 일이 급선무다.제조업체가 행하는 계열점포의 판매촉진대회는 기간중 매출증대가기대되므로 계열점의 경쟁의식을 자극, 그룹전체의 판매의식의 향상으로 연결되는 메리트가 크다. 성공의 결정요인은 기획력으로 최소의 비용으로 최대의 효과를 올리는 일이다. 판촉비에 관한 최대의 절감책으로 다음 사항을 고려한다.·총금액 총상품만이 아니라 상품의 종류별로 행사를 진행함으로써제조업체가 팔고싶은 상품의 판매신장으로 연결시키고 공장의 계획생산을 가능토록 한다.·판촉용구 등을 특별회원 일반회원용으로 구분, 작성함으로 해서제조업체가 비중을 두는 방식을 계열점이 인식하도록 하면 의욕향상으로 연결된다.·사전에 설명회나 중간발표에 의해 제조업체의 영업방침을 계열점이 의식하도록 한다.·상금이나 판촉할인조건을 연구해서 계열점포의 구매의욕을 향상시킨다. 나아가 계열점의 규모에 따른 매출비율을 평가하는 방식으로 공정한 평가기준을 마련해야 할 필요가 있다.소비자의 수요가 다양화되는 상황에 대응하기 위해서는 각 점포에서의 판매에 보다 신경을 써야 한다. 최근처럼 필요기술이 일반화된 상황에서 어떤 제조업체고 같은 물건을 만들 수 있는 시대가 온다. 광고정보만으로 소비자의 공감을 얻을 수 없게 된다. 이럴 때는 비용이 많이 드는 매체광고 보다는 각 점포에서의 판촉을 충실하게 하는 쪽을 선택하는 게 좋다. 그중의 하나가 매장지원인력을파견하는 것으로 이는 소매점 인력부족의 해소에 도움을 주고 동시에 제조업체의 기업이미지를 소비자에게 전하는 수단이 된다. 제품에 대한 고객의 반응을 피부로 느끼는 모니터링도 할 수있다.소매점의 입장에서는 제조업체의 힘을 빌려 이벤트행사를 기획한다. 백화점 등은 이벤트에 의해 손님을 끌어모으고 점포의 이미지를 향상시킬 수 있다. 일반소매점이라도 이벤트기획 입안 등을 가능한 한 제조업체와 연계를 맺어 하게 되면 비용절감에 도움이 된다. 이때 중요한 이벤트에 대해서는 그 내용을 제조업체에 전적으로 일임하지 말고 스스로 지역소비자에 어필하고 주요고객을 발굴할 수있도록 개성적인 이벤트기획을 해야 한다.◆ 인건비직능급 전환-정년퇴직자 고용-신간외 근무 임금은 매년 상승하는 것으로 생각하지 않으면 안된다. 임금이 상승하면 원가가 올라가고 영업실적이 떨어져 중대한 결과를 초래하게 된다. 평균적인 근로자임금만이라도 지불하기 위해서는 이에 필요한 수익을 확보하지 않으면 안된다. 수익은 부가가치로 불리며인건비나 제경비 등의 고정비를 지출하는 재원이 된다. 결국 부가가치를 낳지 못하는 기업은 생존이 불가능하다. 부가가치와 인건비의 관계는 부가가치생산성이 상승해서 노동분배율이 향상되지 않으며 일인당 인건비 상승이 이뤄지지 않는 관계다.우선 임금체계를 연공서열에서 직능급으로 변화시켜야 한다. 어떤일을 하더라도 원칙적으로 같은 임금을 받아서는 안된다. 인건비는고정비에 들어가기 때문에 실적에 관계없이 지출되고 더구나 하방경직성을 갖고 있어 다른 경비처럼 지출을 줄이거나 중지할 수가없다. 따라서 구미의 예에서 보듯 직원의 능력에 따른 실적주의로옮겨가는 쪽이 공평하다.업무의 형태를 분류하자면 정형업무와 비정형업무 예외업무 등으로나뉜다. 정형업무는 복잡하고 처리시간을 요하는 것들이다. 업무를효율적으로 처리하는 방법으로는 복잡한 업무를 가능한 한 단순화시키는 일이 선행돼야 한다. 풍부한 경험을 가진 사람이 아니면 안되는 일을 누구라도 할 수 있는 길을 찾는 것이 인건비절감의 최대포인트라고 할 수 있다.이를 위해서는 업무를 매뉴얼화시켜야 한다. 업무처리 방법이나 순서가 문서화될 수 있기 때문에 어떤 신출내기라도 업무에 투입돼시간을 절약해서 할 수 있도록 만들어 놓아야 한다. 종업원의 돌발적인 퇴직이나 파트타임업무처럼 드나듦이 많은 직장에서는 공백기간이 생기지 않게끔 업무의 매뉴얼화가 절실하다. 업무의 표준화에의해 쓸데없는 시간낭비를 줄이게 되고 결과적으로생력화(省力化)가 가능해진다.퇴직자가 생겨도 사내 전환배치를 연구해서 보충하지 않는 방법을찾아낸다. 사람수가 줄어들면 업무가 과중해지는 것으로 생각하기쉽지만 사람의 창의적인 노력에 의해 기대를 해야 한다. 업무가 너무 과중할 때는 파트타이머로 보충하는 방법을 생각한다.중간관리자로서 업무영역이 불확실한 사람은 자회사등 다른 일자리를 찾아줘야 한다. 온정주의에 휩싸여 자리만 유지하다보면 본인에게도 문제가 있지만 근무분위기를 헤쳐 회사전체의 문제로 비약된다.정년으로 회사를 퇴직한 이후에도 건강하게 일을 계속할 수 있는사람이 의외로 많다. 경험이 풍부하고 그것도 고도의 지식이나 특수기능을 가지고 있는 사람은 고용하는데 서슴지 말아야 한다. 임금의 많고적음보다 일하는 즐거움을 구하는 사람들이므로 상대적으로 적은 임금에 고용이 가능하다. 고령자를 고용했을 때는 근무시간 등을 조정함으로해서 필요한 시간동안 필요한 노동력만큼은 조달해쓰는 방안을 강구해야 한다.정규사원은 기업의 업적에 관계없이 고정인건비를 지불해야 한다.그러나 최근 고용형태가 다양해지면서 파견회사에서 나온 사원들을고용하기가 쉬워졌다. 고용과 인건비지불 위험부담을 파견회사가부담하고 기업의 필요에 따라 사용료를 지불하면 되는 파견사원의활용방안을 적극 검토한다.시간외근무는 업무방식에 변화를 줌으로써 최소화할 수 있다. 무엇보다 시간외근무수당을 바라고 잔업을 하는 사람이 현실적으로 많이 있다는 점에 주의해야 한다. 계절적으로 변형근로시간제를 채용함으로해서 줄일 수 있는 부분을 감안한다.회사의 임원은 주주로부터 경영의 위임을 받아 업무를 수행하게 된다. 즉 근로자의 임금은 고용에 기초해서 이뤄지는 노동의 대가이지만 임원의 보수는 위임업무에 기초한 노동의 대가인 경우다. 경영주는 임원보수로 지급되는 비용이 과도한지를 따져야 한다. 임원의 업무내용 수익상황 다른 회사임원보수 등을 판단기준으로 해서임원의 과다한 보수를 조정한다.◆ 부동산임대료회사활동 충족시킬 곳 선정-공동 임대 고려 오피스빌딩을 임대하는데 있어서 경비절감은 임대료 관리비 보증금등의 금액이 많고적음을 따지는 것만으로는 불충분하다. 자기회사의 모든 활동이 충분히 이뤄질 수 있도록 사무실을 선정하는 일이전체적인 경비절감으로 이어진다. 체크포인트는 다음 사항.·입지 주변환경이 자사의 요건을 만족시키고 있는지와 사원의 통근비 거래처와의 교통비 등도 함께 계산해 본다.·내부환경이 회사가 생각하고 있는 레이아웃(배치 배열)이 가능한지, 여성의 근무여건은 어떠한지를 살핀다.·사무자동화에 따른 전기용량 전화회선등이 충분한지를 감안한다.부족한 경우에는 이같은 부분을 증량하는 비용을 어느 쪽에서 부담하게 되는지 결정한다.·경비시스템과 같은 관리상황이 어떤지를 살핀다. 화장실 엘리베이터 폐기물처리 등의 관리내용도 검토한다.·실질면적이 계약면적과 얼마나 차이가 나는지를 알아본다.·사무실을 사용할 수 있는 시간을 확인하고 규정시간 이외에도 제반설비가 가동되는지, 추가비용은 없는지를 검토한다. ·주차장 등 부대시설은 만족할 만한지를 알아본다.임대료 관리비 등은 계약에 의해 일정하게 정해지지만 쓰레기 처리비용 전기 수도 가스 주차비용 등은 매월 달라질 수 있다. 이같이추가적으로 들게 되는 비용은 불필요한 쓰레기발생을 줄이는 등 전사원이 함께 노력하면 5%이상 절감할 수 있게 된다. 임대료와 관리비의 상승에 대해서는 임대차계약을 갱신할 때 주변에 새로운 빌딩이 생겼는지 정보를 수집한 후 대응해야 한다.작지만 계열기업군을 이루고 있을 때는 모기업이 한개층을 일괄적으로 임대, 관련기업을 입주시키는 방식으로 회사의 지명도(네임밸류)를 살릴 수 있다. 빌딩의 주인입장에서도 모기업과 한번의 임대계약으로 일을 마칠 수 있어 이익이다. 입주하는 쪽에서는 업무효율을 높일 수 있고 일괄계약으로 경비절감을 꾀할 수 있다.한명이나 두 사람이 운영하는 작은 사업체라도 사무실은 필요하다.이럴 때는 주변을 수소문해서 다른 사업체와 공동으로 사무실을 임대하도록 한다. 여직원 등을 공유할 수도 있다. 이때는 관련부대비용의 분담조건 등을 사전에 교섭해야 한다.◆ 복리후생비공공단체 활용-연중행사 축소 방안 찾기 복리후생비는 법정비용과 법정외비용으로 구분된다. 구체적으로 의료보험 연금보험 재해보험등은 법으로 정해진 것이고 달리 회사에서 노사계약으로 부담을 하는 부분은 법정외비용이 된다. 법정비용과 관련해서는 인력구조의 변화 등을 감안해서 회사의 장기적인 복지비전을 세우는 작업이 중요하다.문화 체육 레크리에이션 등과 관련된 법정외비용은 시간적 여유와쾌적한 근무환경 충실한 여가활용 등 종업원의 회사에 대한 요구가점차 강화될 것으로 보여 계속적인 증가가 예상되는 부분이다. 도서실 보건·오락시설 체육관 등 물적시설이 필요한 경우는 물론 운동회 위로여행 각종 연중행사가 다양화되고 있다. 이같은 비용의효율적인 관리를 위해서는 우선 많은 공공단체를 활용할 수 있는방법을 찾아봐야 한다.회사의 사보는 △사내의 원활한 커뮤니케이션을 꾀하고 △전사적인목표에 대해 사원들의 의식을 고취시키는 등 효과가 있다. 그러나편집 제작에 들어가는 비용도 만만치 않아 경비절감을 위해서는 사보의 편집방침 등에 대한 재고가 필요하다. 우선 사보가 최고경영자의 경영방침 경영상황을 전달하는 수단인가, 사내뉴스 커뮤니케이션 등 신변정보지를 지향하는가, 그 성격과 주안점을 확실히 해야 한다. 기업의 성격에 따라 무게를 싣고 싶은 부분이 변하게 되지만 일반적으로는 최고경영자가 현황을 설명하고 앞으로 경영방침을 구체적으로 표명하며 전략목표를 향해서 회사의 의사를 통일시키는 수단으로 활용하는 것이 바람직하다.회사가 신경을 써야하는 연중행사는 신년회 사원생일기념 입사식창립기념일 주주총회 등 상당수에 이른다. 관례화돼서 이뤄지고 있는 연중행사는 그 필요성을 면멸히 검토한 후 생략하거나 축소하는방안을 찾아야 한다.◆ 재고비금액 부품 중요도 구분관리-발주시점 중요필요이상의 재고는 재고비용의 증가만을 초래한다. 따라서 금액이나 부품의 중요도에 따라 3개의 등급으로 나눠 관리할 필요가 있다. 특히 감으로 하는 재고관리는 모든 재고품목에 대해 같은 관리를 하게 되기가 쉽다.재고가 전혀 없는 상태에서도 지장을 받지 않는다면 더 이상 좋을게 없다. 그러나 적당량의 재고를 가지려 한다면 발주시점을 어떻게 하느냐가 중요하다. 다음 각방법을 참고로 자사에 적절한 것과새로운 방법을 생각해본다.·기간방식 : 양산공장에 적합한 것으로 생산과 자재조달을 일정기간단위로 계산해내야 한다.·예탁방식 : 제약회사에서 실행하는 방식으로 물품을 조달하는 쪽에서 수요자의 창고에 자재를 맡겨두게 하고 사용한 분만큼 지불결제가 이뤄지게 한다.·소니방식 : 재고비용을 제로로 하려는 의도에서 나온 것으로 일정장소에 일정품목을 납품자의 책임하에 보관토록 한 후 필요할 때필요한 분량을 구입한다.◆ 물류비관리 책임 부문 두어야-판매차량 최대 이용 물류는 생산과 판매간에 이뤄지는 물건의 흐름을 말한다. 포장 수송 보관 하역 유통가공 및 정보유통 물류관리 등이 물류코스트를구성하는 요인이 된다. 기업에 있어서 물류비는 큰 이익압박요인이다. 물류비가 절감되면 포장비나 운임 보관료 등 회사밖에 지불해야 하는 비용에 눈을 돌리기가 쉽지만 사실 직접 회사밖으로 나가는 물류비는 그리 크지 않다.물류업무는 중요한 위치를 차지함에도 불구하고 책임이 분산되어있는 경우가 많다. 물류를 전사적인 입장에서 관리하는 권한과 책임을 갖는 부문을 두는 쪽이 바람직하다. 이를 위해 최근에는 사업부를 두거나 따로 독립시킨 물류관련 자회사를 두는 경우가 늘고있다.종이박스는 가볍고 접기가 간단하기 때문에 포장용으로 자주 사용된다. 그러나 종이로 된만큼 내구성이 떨어져 일회 사용후 폐기되는 경우가 많다. 이를 재활용할 수 있는 방안을 생각하면 적지 않은 비용이 절감될 수 있다. 한편 필요한 시점에 필요한 물건을 배달하기 위해서는 신속한 대응태세를 갖추는 것이 중요하다. 이를위해서는 반복사용이 가능하고 포장의 손길을 줄일 수 있는 플라스틱박스를 고려해봄직하다.배달차량은 각지방으로 발송한후 돌아가는 차량을 이용하는 방법이 있다. 돌아가는 차량은 화물을 적재함으로써 왕복의 운임수입이 생기기 때문에 회차일 경우에는 보다 적은 운임을 적용한다. 이를 위해서는 평소 화물차량의 정보에 귀를기울이고 있어야 한다.판매원의 차량을 이용하는 것도 한 방법이다. 판매차량을 최대로이용하면 수송비의 절감을 꾀할 수 있다. 판매원은 고객과의 접촉도가 높고 풍부한 상품지식이 요구된다. 판매원에 상품전달을 부탁하면 고객에게도 빠른 도착이 가능해져 이중의 효과가 생긴다. 물류거점을 마련할 때는 항공모함의 역할을 참고로 하고 포장형태 출하전표 등 가벼운 부분의 개선만으로도 물류비용이 크게 줄어든다는 사실을 참고한다. 의외로 무시하기 쉬운 부분이 공간관리이다. 예를 들면 회전이 빠른 상품은 출입구 가까운 부분에 두고 회전이 느린 상품은 멀리 떨어진 부분에 둔다. 중량이나 용적, 보관의 타이밍, 출하의 선후시기 등 원칙을 검토해가면서 공간을 활용해야 한다.