컬러복사로 기획서 작성 '끝'토탈이벤트포커스(대표 김정환·42)는 이벤트전문업체다. 상품판촉행사나 신제품발표회 수련대회 지역축제 등 각종 이벤트를 기획하고 진행한다. 화려한 행사장을 바쁘게 뛰어다니는 행사진행요원들을 보면 이벤트에 정보화물결이 왔다고 느껴지지 않는다. 그러나한꺼풀 들쳐보면 정보화는 이벤트업계 내에서도 깊숙하게 침투했음을 찾아볼 수 있다.이벤트는 기획과 행사진행 등 두가지 단계로 나눌 수 있다. 눈에보이는 행사를 진행하기 위해서는 치밀한 사전 기획단계가 필요하다. 무대를 어떻게 꾸밀 것인지, 현수막이나 포스터는 어떻게 만들것인지 등의 기획안이 행사진행의 모든 기본이 됨은 물론이다. 동시에 해당 이벤트 수주여부를 결정짓는 잣대가 되기도 한다.일단 기획이 시작되면 아이디어회의에 들어간다. 아이디어는 김사장이 개인적으로 모아놓은 자료부터 도서관 인터넷등을 검색해 수집한다. 특히 인터넷을 통한 검색은 상당히 중요하다. 이벤트란게형식이나 내용이 정해진게 아니고 상품의 종류, 이벤트주체, 대상등에 따라 천차만별이기 때문이다.인터넷은 세계 각국의 데이터베이스를 직접 연결할수 있는 아이디어를 수집하는데 대단히 편리하다.◆ 인터넷으로 아이디어 수집다음으로 걸리는게 아이디어 표현방법이다. 이벤트기획은 시간과자금이 넉넉한 상태에서 이뤄지는게 아니다. 사업설명부터 기획서제출까지 통상 일주일 정도의 시간이 부여된다. 물론 자금도 빠듯하다.김사장이 자금과 시간이 빠듯한 상황에서 효과적으로 기획서를 만들기 위해 찾은게 컬러복합사무기 오피스젯프로다. 기획서 구성요소를 컴퓨터로 편집해 출력하기도 하고 사진을 축소복사해 사용하기도 한다. 최종 기획안은 대개 1백20페이지 분량이다. 보통 10부가필요한데 모두 출력하는데 하루면 충분하다.토탈이벤트는 매출액 27억원, 직원 15명 규모의 소규모 기업이다.주력분야는 기업들의 신제품발표나 판촉행사 등과 관련된SP(Sales Promotion)다. 지난해만 해도 월간 11~20개의 행사를 준비했지만 올들어 2~3개로 뚝 떨어졌다. IMF한파로 기업들이 행사를 취소하는 사례가 늘었기 때문이다.
